五、经营活动中，内部控制制度方面存在的主要问题。

　　组织建立和完善公司内部控制制度，确保各项管理制度全面贯彻实施，有效维护公司资产的安全完整;保证会计信息真实、可靠，保证公司各项经营活动高效、合规，是总经理的应尽职责。

　　XX公司先后出台的内部管理制度比较多，但部分内控制度没有体现内部控制的基本原则要求，在一定范围内存在管理漏洞，会计核算中反映出经营各环节的问题比较多，暴露了内部控制存在缺陷，经营中存在风险隐患。

　　突出的问题是在经营业务处理环节缺乏制衡机制，部门之间的职责和权限不清，不相容岗位没有合理分离，某些方面管理混乱。XX董办制定并发布的《层级管控及授权体系》未得到严格执行。存在未经审批、越权审批现象。主要表现在以下几点:

　　(一)经营过程供、产、销环节

　　1、材料采购、报销及库存管理

　　2012年XX月XX董办下发了《关于进一步加强物资管理工作的意见》(2012【XX】号)文，系统规范了采购各环节相关管理措施，XX公司内部也先后制定了采购报销及库存管理的相关制度，但从会计凭证所附原始单据反映的业务程序看，在实际工作中没有得到有效落实。

　　完整的采购业务控制流程应包括:编制物资需求计划、采购计划、采购计划申请和批准、选择供应商、询价并确定采购价格、订立采购合同、采购过程控制、材料物资的质量和数量验收、申请付款和审批、材料物资出入库管理和控制、会计核算对业务流程的监控等。每个环节的不同岗位之间应形成牵制和制约，如果不相容的岗位在归并到一个岗位办理业务，容易产生差错或舞弊而不易被发现，而使公司蒙受损失。从会计核算所附的凭证追踪业务流程分析，部分环节制约和监控缺失，存在以下问题:

　　(1)采购报销缺乏必要的审核程序

　　材料报销中，采购员直接持原始单据到财务报销，采购过程的计划提出、部门审核批准、公司审核批准、询价、批准采购和报销、入库验收、质检情况等环节，在会计核算的原始单据中没有反映，或反映不全。采购前询价程序形同虚设，零星采购报销时所附询价单上会计签字是填制凭证时填写，没有起到实质监控询价作用，材料报销时会计对询价有审核的依据吗?部分采购报销所附的《采购物资申请及审价单》没有履行询价的实质内容，且填列不全。

　　(2)物资出库没有必要的审核批准程序，管理失控。

　　需要领用材料的部门，到材料库领用材料，没有任何审核批准手续，库管员现场填制领料单，领用人签字领料。这种操作程序，材料消耗预算和计划控制缺失。如何避免使用中的浪费，如何避免人为造成材料的损毁，如何杜绝“两用”物资的私用，如何做到可回收物资的残值回收或再利用，存在严重的管理漏洞。

　　(3)负责采购报销部门或人员未尽到职责，部分材料采购报销没有取得供货商的增值税专用发票。

　　在从建设矿井到生产矿井转变后，日常零星大量采购，在汇总报销时，应取得增值税专用发票，按普通票报销，损失了17%的可抵扣进项税。

　　使用私人设备支付的劳务费，未取得发票，有的可以要求对方开具发票的业务未能坚持开票而是“白条”报销，在盈利情况下，不能在所得税前列支，损失了25%。

　　2、生产量的统计和核算

　　会计核算的当期生产量和生产部门统计的实际生产量存在差异，XX公司没有明确规定生产统计计量和财务核算计量的衔接办法，没有规定产品流转中差异的调节办法，会计核算信息失真，并且存在涉税隐患。

　　正确的会计核算应以当期实际统计的生产实物量作为会计核算的当期产量，建立收、发、存明细账，按永续盘存制记账，定期盘点实物库存，实物盈亏按规定作账处理。现实情况是:会计以期末实物盘点数和当期销售量反推当期生产量，实际生产量只作为生产管理和内部考核的信息，会计核算没有反映生产经营实际状况，核算的依据不充分，存在人为调节库存实物量和库存成本的嫌疑，存在涉税隐患。

　　3、产品销售和出库管理

　　销售环节的控制原理与采购环节相同，销售业务各环节应分设不同岗位，分别有不同的授权和分工，业务之间衔接应形成相互制约和稽核，以防出现舞弊和差错。

　　从会计核算凭证所反映出的问题看，XX公司的销售业务程序由财务部门协调和控制，整个业务环节没有形成相互稽核和监控机制。财务部门不应该是负责销售的业务部门，由财务主导销售业务，没有相应的监督措施，属于不相容岗位的合并，不符合内控的基本原则，会计核算所附原始凭证中反映出的问题比较突出，主要表现有:

　　(1)销售业务审核批准程序缺失，如:销售业务仅凭会计核算凭证所附的磅单或销售发票反映，没有审核批准销售业务的必要程序。

　　(2)确定销售定价、批准赊销的监督和控制缺失。从会计凭证中看不出销售价格批准和审核，看不出赊销是经过谁或那个部门批准，在会计核算凭证中，有时只有会计一人的制单，所附相关磅单或销售发票，没有其他任何人的签字确认。

　　(3)没有任何审核批准的情况下，财务作账核减客户应收账款，从会计凭证反映出的现象看，财务部门超越了本职工作的职责和权限，因质量异议形成的折让，是由财务核准的吗?质检部门和负责销售的业务部门(或业务人员)职责何在?

　　(3)记录销售收入所附原始凭证不全，必要的原始凭证缺失。如:

　　仅凭过磅单作为销售收入核算的原始单据;

　　仅凭销售发票作为销售收入核算的原始单据;

　　现金收款单不能支承销售收入。销售收现金应逐笔向交款的客户开据收款单，经询问，不是所有收款都开据收款单。会计核算凭个人银行卡信息，或汇总银行卡信息入账，会计核算中，将销售收入记账直接对应到汇总银行卡现金收入，本是两笔核算业务，合并到一起作账，存在着很大的漏洞和隐患。不能做到逐笔收款与客户交款一一对应，如出现账款异议，如何与客户对账。

　　在收款记账环节，存在“以收抵支”现象，违反了“收支两条线”的财经纪律。

　　(4)财务与磅房没有相互核对程序，过磅--收款--检斤--出库环节之间的程序控制存在漏洞，主要问题是:

　　财务收款后通知发货，但不是所有销售收款后都开据收款单，如何防范没有收款的情况下发货，如何防范收款的漏记和差错的产生。

　　过磅单没有连续编号，定期全部返到财务，如何防范财务不漏记。

　　磅房凭财务部门的《发货通知单》发货，可在会计核算所附原始凭证中，《发货通知单》不全，经询问，不是所有销售都开《发货通知单》，如此，如何防范发货中的漏洞。

　　《发货通知单》是批准销售的主要凭据，仅凭财务负责人签批就可以生效吗?完善的发货、收款内控程序应是:财务部门负责收款，收款后，向销售部门出具收款凭据，销售部门根据公司定价政策、赊销政策、合同约定、财务的收款凭据等内容，符合销售发货条件时，编制《发货通知单》，通知成品库发货。整个业务的全过程都应在财务核算中得到全面反映，并受财务全过程监控，如果财务部门全部可以代理所有销售业务，XX公司销售部门和销售人员的职责是什么?

　　(二)经营运行及管理中的其他问题

　　1、个别支出不合规，费用列支缺乏合理性。

　　审计认为，每月报销个人应承担的员工通讯费支出4550元，存在以下问题:

　　(1)XX公司承担属于个人应承担的通讯费，按会计准则和税法规定，属于职工薪酬范围，应在工资序列内列支，不应单独报销。公司聘请的中、高管人员的年薪应包含通讯费，如单独再补通讯费，等于变象增加工资，况且，企业所得税前不允许列支属于个人应承担的费用，核算记入内账，损失了可税前抵扣费用，有盈利情况下需多交25%企业所提税，公司实际承担的费用是电话费再加25%。

　　(2)公司给部分员工配备3G手机16部，经了解此手机是电信公司安装矿区通讯设施增送的通讯工具，XX公司规定使用两年后手机归个人，按规定额度报销手机话费。如此，此手机属于XX公司资产，应按规定建账核算和管理，公司资产无偿划归个人，属于人为造成公司资产流失。

　　2、未执行“收支两条线”，维护股东利益不够。

　　XX公司工程建设资金90%以上是由控股股东承担的，缺少资金时向控股股东申请拨付，控股股东为了全集团资金收支平衡，必须做到资金统一调度和管理，因此，要求XX公司 “收支两条线”，经营中的资金收入，必须及时交到控股集团的“资金管理中心”，以便于整体资金平衡和调配，确保工程建设。但XX公司在实际操作中，经营中收到的货款始终自主安排支出，这种无视股东要求的行为，在一定程度上损害了股东利益。

　　(三)会计核算问题

　　在经营活动中，反映出的管理失效和内控漏洞，大部分暴露在会计核算业务的处理中，有些属于公司内控体制和机制缺失，有些属于财务控制失效。以下核算业务中的缺陷，反映了会计稽核程序不健全，履行职责不到位，在某些方面，也和公司内部监控体制缺失、监督不力有关，主要问题有:

　　1、会计核算稽核程序缺失，会计记账没有稽核环节，出现差错和漏洞，主要有:

　　(1)原始附件所显示的金额与记账凭证不一致;

　　(2)银行承兑贴现只有记账凭证，没有附件，贴息是多少，谁批准，谁审核不清楚;

　　(3)个别记账凭证没有附件，也没有摘要说明，无法确认会计核算的真实性。

　　(4)有的凭证摘要写的不全，随意增减合并会计处理。

　　2、财务岗位职责不清

　　会计核算中，一段时间记账凭证中显示的记账人员为财务负责人，而会计记账岗位显示为审核岗位，财务负责人作为记账人员出现在凭证中，说明财务内部分工不清，岗位职责和权限混乱。

　　3、对内部账缺乏必要的风险防范措施

　　在记录部分业务的内部账套中，应高度重视风险防范，严格限定在最小范围内，并且要设置详细的备查薄，说明形成原因，要随时准备取消此账的记录，随时做好并账的准备，如果不限定记录的范围，在一定程度上，掩盖了经营管理中的缺陷和漏洞，从审计发现的问题看，有部分支出应在正常账目中合理体现，但由于管理失控和工作不到位，不得不在内部账套中列支，给公司造成了损失。

　　在一定期间并存的两套记录的账薄，要强化风险防范措施，从生产记录的管理到和财务核算的衔接，从产品出库记录、磅单的管理到收取现金的业务沟稽，都应是一一对应的，记录内部的账套从电脑配置、操作，账套设置，凭证管理、会计档案存放都应与外账隔离，保证操作中绝对安全，不允许出现丝毫差错，从审计了解的情况看，风险防范意识不强，管理环节还存在很多疏忽和漏洞。

　　4、在建工程转入固定资产工作滞后

　　XX工程项目建设已完工，账务账面仍保持在建阶段，20XX年底在建工程19,192万元，20XX年4月底18,350万元，几个月只是把购进的设备已取得发票部分进行了转固，未取得发票部分及矿井建设及其他工程项目均未报建转固，目前，对转固没有时间安排，工作严重滞后。

　　本应转入固定资产的在建工程，不及时转固，影响正常计提折旧，使得税前应扣除的成本费用，不能正常抵扣，有利润情况下，多交25%的企业所得税，将给公司造成严重的损失。