会议方案

时间:2021-08-31

实用的会议方案七篇

  为了确保事情或工作得以顺利进行,常常需要提前制定一份优秀的方案,方案属于计划类文书的一种。那要怎么制定科学的方案呢?下面是小编精心整理的会议方案7篇,希望能够帮助到大家。

会议方案

会议方案 篇1

  (一)安排方式:这里有几种方法来处理会议的团体住宿,最简单的方法是由参会者自己安排住宿,但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间,如果不事先保留房间,会产生下列问题:

  1.遇到旺季,饭店可能将房间卖出,这样会迫使参会者住在距离会场较远的地方。

  2.参会者可能拿不到优惠价格,因为个人无法有讲价的能力。

  3.会场租金可能较高(如会场也在饭店),通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。

  因为会议公司经常与酒店合作,酒店都有协议价给到会议服务公司,所以客房和会场预订最好选择会议公司合作,善达公关就是您理想选择之一。

  (二)住宿程序:一旦预订的房间决定后,决定用哪4种基本住宿程序是你需要的:

  1.告诉饭店所有参会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。

  2.告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。

  3.经由专业会议服务公司代为处理。

  4.经由主办单位的住宿组人员负责。

  (三)预定会议住宿的方式:会议期间可能需要大量的房间,这些都必须事先预订,否则会造成住宿方面的问题,特别是遇到旺季,可能找不到房间可以住,在此针对会议住宿的方式分别作说明。

  订房卡:如果会议需要住宿的人数不多的话,可以直接向饭店或会议中心索取订房卡,是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由参会者直接向饭店订房。

  这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制,在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误,通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认,另外也可以注明有任何税金或服务费。

  另外还有一点也很重要,就是强调订房截止日,以鼓励参会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。

  住宿单:住宿单通常使用在小型会议,由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人,要求他填写陪同人员名字,希望哪种房间,抵达与离开日期,将表格资料填在住宿单中给饭店,并告诉饭店收款方式,内容包括:

  1.注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。

  2.注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。

  3.房间只保留到抵达日的下午6时,还是由邀请单位全权负责。

  4.要求饭店在寄上确认信前,先由邀请单位核对后再分别寄给他们。

  一旦房数被确定后,住宿局/观光局会提供你一份饭店资料,让你参考与选择,然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。

  如果可能,最好实际去看一下使用饭店房间的设备,这不但有助于你房价的讲价,同时提出一些参会者可能会问的问题,请饭店人员答复,同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。

  特别预订:有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体,并给予特别处理,例如:总计预订400间,40间为VIPs(贵宾)使用,其余360间为参会代表,使用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待。

  详细与饭店业务代表讨论细节,并诉诸文字,彼此要了解:

  1.特别预订多少房间,什么类别和房价。

  2.预订的作业程序。

  3.什么时限内未使用的房间转到一般预约中。

  在决定特别预订前,可能需要不同表格,对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日,对于贵宾(VIPs)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。

  工作人员房间预订和免费房间:在一般参会者住宿安排开始前,先分派好工作人员住宿和免费房间。

  一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员,包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间,由谁支付房间费和附带费用(如电话、洗衣等)。工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格,来降低主办单位的成本。

  最好注明他们的身分,因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾(逮VIPs)特别礼遇(如送水果、小礼物等),你可能也希望将确认函直接给你,由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。

  (四)住宿表格的内容:住宿表格通常由会议筹办人草拟、由主办单位印制,但准备表格前先确认

  有关作业原则,例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。

  虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料,一般标准表格包括下列内容:

  1.主办单位名称。

  2.会议名称。

  3.会议日期。

  4.会议地点。

  5.收件截止日期。

  6.确认函回信地址。

  7.各饭店的房价。

  8.税金明细。

  9.饭店的地理位置图。

会议方案 篇2

  公司所取得的每一点进步和成功,离不开全体员工的的辛勤劳动和无私奉献!为增强企业凝聚力,表彰先进树立楷模,激励员工奋发上进,特制定XX年度总结表彰会方案及评比方案。

一、会议名称:****集团****年度总结表彰会

二、会议主题:总结工作,表彰先进,展望未来。

三、会议主持人:***、**

四、会议时间:****年*月**日(暂定)

四、会议地点:********

五、出席人数:集团领导、*********,合计约****人;

六、评优具体标准及内容:见附件《优秀员工及优秀团队评选方案》

七、节目表演:

  1.节目要求:形式以歌曲、舞蹈、小品、朗诵等为主;以表现****公司的.日常工作、生活为题材,反映****公司的发展历程,体现****员工的精神面貌为宗旨。

  2.节目数量:****;

  3.审核时间:年月日——年月日之间

八、会议工作组:

  1.秘书组:负责会议进行过程中与会人员的发言的提示,控制娱乐节目时间及顺序的正常进行。负责部门:总经办

  2.资料组:制发会议通知、请柬和邀请函等,编写会议方案、议程及领导人发言稿的收集和准备等。负责部门:总经办

  3.组织组:

  ①负责会前评选项目及奖项排序的最终确定和奖金的到位情况。负责部门:人力资源部

  ②负责会中与会人员签到,编排位次,检查引领与会人员入席。负责部门:****部

  ③文化娱乐活动的组织与安排。负责部门:人力资源部

  ④负责会后会场所有设备的清理,收回。负责部门:总经办

  4.宣传组:负责会场的背景布置以及音响效果、灯光等、会议的宣传报道以及摄影、录像等工作。负责部门:企划部

  5.后勤组:①负责会前各奖项锦旗、证书的制作等。负责部门:企划部

  ②负责主席台排名及座次的布置。负责部门:总经办

  ③负责会场中间信息的传递、茶水等安排工作。负责部门:****部

  ④负责会场各种零星会议用品、资料的收尾工作。负责部门:***部

  6.保卫组:负责会场秩序以及清退会场中无关人员,保证会议地点的安全。负责部门:保卫部