商务信函写作技巧

时间:2021-08-31

商务信函写作技巧

  商业信函,简称商函,国外称为邮件广告或DM广告。它是以信函为载体,将客户所需发布的商务性信息广告,通过邮寄的方式,直接传递到客户所指定的目标对象手中的一种广告形式。小编为大家整理了商务信函写作技巧,希望对你有帮助哦!

  (一)结构

  国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂,一封完整的英文商贸信函可以包括13个部分:

  1、信头(The Letter Head);

  2、案号和日期(The Reference and Date);

  3、封内地址(The Inside Address);

  4、经办者行(The Attention Line);

  5、称呼(The Salutation);

  6、事由行(The Subject Line);

  7、信的正文(The Body of Letter);

  8、结束礼词(The Complimentary Close);

  9、签名(The Signature);

  10、拟稿人和打字员姓名首写字母(Initials);

  11、附件(Enclosure);

  12、抄送(Carbon Copy Notation);

  13、附言(Postscript)

  (二)格式

  国际商贸信函是从事国际商务活动的重要联系工具,在打字、书写时应遵循国际上往来信函的通用格式,不可按自己的习惯任意为之。现在国际商业书信通用的排列格式主要有三种:齐列式(The Block Style)、缩行式(The Indented Style)、混合式(The Modified Block Style)。

  1、 齐列式。除信笺上部已印好的信头外,2、 凡用打字机打出的部分均自

  信笺的左线边缘向右打出,各行左缘起始处完全排齐,因而称为齐列式,采取这种格式既便于打字,又整齐美观,是现今最通用、最流行的英文书信格式。

  2、缩行式。用缩行式排列的信函,其主要特点是:日期排在信笺的右上方;封内地址,按昔日习惯,下一行要比上一行往右缩进2~3个字母,但现代书信也常按齐列式沿左线边缘排齐;信的正文,每段开头大约向后缩进3~5个字母,一般与称呼行Dear后称呼排齐。

  3、混合式。混合式兼有齐列式和缩行式的特点,大部分项目按齐列式

  格式排列,但日期和结束礼词的排列同于缩行式,即日期可置于信笺右上方,结束礼词放在正文下的右边或居中,事由行多与左线边缘排齐,但也可居中。

  (三)信封的写法

  在寄往国外信函的信封上,书写收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置,都不同于国内信封的写法,其主要特点是|:1、寄信人姓名、地址写在信封的左上角,商贸机构所用的信封,通常已在左上角印好寄信人地址;2、收信人姓名地址写在信封中央偏下位置,现在的流行写法,除缩略语外,已不用标点符号;3、邮票贴在信封右上角,现国外来函大多已在右上角印妥邮资;4、寄信人和收信人姓名、地址现多用齐列式,也可用缩行式。其排列顺序与汉语相反,先写姓名,后写地址,写地址应由小至大,即先写机构名称,依次写门牌、街道城市名、州(省)名及邮区代号,最后写国名;5、关于信件类别,投递方式及其他事项说明,写在信封左边寄信人地址下,或写在左下角。

  如怀疑信件能否送交收件人,可在信封最下缘标明“IF UNDELIVERED PLEASE RETURN TO…”, 意为“无法投递,请退交……”

  建立贸易关系

  建立贸易关系(Establishing Business Relations)是双方业务往来的基础,要扩大贸易往来,就必须在巩固发展已有的业务的基础上,不断物色新的贸易对象,不断拓展业务关系。

  建立贸易关系的方法大体(如广告、函电等)来建立联系。在现代经济生活中,后者由于传播速度快,扩散面广而被广泛采用。无论采用哪种方法,都必须事先做好市场调研,市场调研一般着重这几个方面:1、该市场的商业习惯,海关条例,特别是习惯作法和付款条件;2、进出口机构及其国内商业联络途径;3、市场购买力,消费者的兴趣、爱好;4、同类商品的竞争情况;5、贸易制度、关税制度和进出口管制条例;6、港口条件、地理、社会、政治情况。

  新的贸易对象的名称、地址,一般可以从这几个方面来获得:1、代理商、推销小组的推荐;2、现有来往的银行或客户的介绍;3、贸促会和商会的介绍;4、驻外使馆商务处的介绍;5、各种传播媒体。在与新的贸易对象联系前,应该对其进行资信调查,调查的内容包括资金情况,经营能力、商业信誉等等。

  建立贸易关系的函电,可以介绍本机构所经营的业务,寄送商品目录、价格表及样品等。为了促进交易,也可以询问对方的愿望和要求。

  建立贸易关系的函电,必须热情诚恳,除注意礼貌外,不必过于谦虚,一定要给对方留下一个良好的印象。

  1、询盘

  询盘又称询价。指交易一方欲购买或出售某种商品,向另一方发出的探询买卖该商品及有关交易条件的一种表示。按询盘的内容可分为一般函询和具体询盘。一般询盘是买方仅仅为了了解情况向卖方要商品目录本、价目单、样本、形式发标(作报价单用),等等。具体询盘是买方有做买卖的要求,指定商品要求卖方报盘。

  询盘可以口头发出,也可采用书面形式,或通过电报、电传等。通常由买方发出。买方的询盘只表示一个意愿,没有必须购买的义务;卖方也没有必须回答的义务。但一般卖方要尽快答复,向买方开盘或正式报盘。买方的询盘往往不限于一个对象,可同时向几个客户发出,选择条件最优惠者供进一步磋商时参考。

  询盘也可以由卖方了出,旨在主动探询客商对某种商品是否有需求。询盘是联系客户的一种方法,也是了解市场行情的一种手段。

  一般来讲,写询价函的目的是为了解情况,而其读者又需马上了解信函的内容。因此,语言的表达要以简单、清楚和切题为原则。最好在信的开头就写出你想问的问题,但一定要把询问的问题和要求写清楚、具体,而且要彬彬有礼。询价函一般包括:1、商品的大体情况(General Information);2、商品目录(Catalogue);3、价目单(Price-list)和数量(Quantity);4、样品或样本(Samples);5、款式、型号(Pattern);6、估算(Estimate);7、付款方式(Terms of Payment);8、交货时间(Shipment)。