对基层企业档案统计工作的几点认识论文

　　【摘要】

　　档案统计工作是档案管理工作的一项基本环节，是衡量企业档案工作水平的一项重要指标，是提高档案提供利用水平的重要依据。档案统计工作包含的内容也是相当广泛，包括组织及人员、库房及库藏、硬件设施、提供利用等情况，它真实反映一个企业档案工作的规模和现代化程度以及规范程度，目前在基层企业中，因为制度、认识上的原因，往往会出现重整理轻利用、重业务轻学习、重经验轻借鉴、重自身轻交流等问题，严重制约了档案统计工作的正常开展，统计工作往往缺乏及时性、连续性、准确性。

　　【关键词】

　　档案统计;档案管理;统计工作

　　从档案管理主体角度上讲，档案管理人员缺乏统计工作的教育培训，没有掌握统计工作的基本知识，对统计工作实际操作能力不强，对统计工作积极主动性差，缺少完成统计的有效方式方法，相关部门和人员对档案统计工作监管不力，对统计工作的不重视，以及对统计工作执行力不足，从而限制了档案统计功能的发挥，影响到基层企业档案水平的整体提升。

　　一、档案管理人员要深刻认识统计工作的重要性和必要性，掌握统计工作系统的理论方法，建立健全统计工作制度程序

　　(一)从档案客体上。统计工作真实记录了企业档案 库藏状况、人员基本情况，档案保管条件、硬件设施配备、档案利用质量等一系列数据，客观反映了企业档案工作发展规模、进程、信息加工、检索工具等真实情况，通过历年统计数据的对比，档案人员容易比较出历年来档案工作取得的成绩，比较结论是制定档案工作发展规划和的重要参考，可以帮助分析现行档案工作难点、弱点问题，是控制档案工作进度的依据，统计工作是否扎实有效，关系到能否切实维护档案实体安全和完整。

　　(二)从档案主体上。统计工作客观记载了企业档案管理人员自身工作取得的成绩，通过历年档案统计数据对比，以及与同行业、本地区、规模相同的企业档案发展状况相比，能够容易发现自身档案工作存在的问题和已经取得的成绩，对经验及时总结，对问题进行严格细致分析排查，及时制定整改措施，进一步落实，同时通过这种对比，有利于提高工作人员业务技能，激发他们工作的积极性、主动性、创造性，进一步提升档案利用服务质量。

　　(三)从统计工作制度本身上。统计工作作为档案工作的一个基本环节，将逐步进入科学化、规范化、程序化、日常化轨道，必须作为一项日常性工作常抓不懈，档案人员在本职工作中一定要坚决执行，严格落实，最大限度发挥档案统计工作效用，主动接收上级档案行政部门的监督，并且及时上报相关报表。

　　二、档案统计工作要坚持在基层企业推广，紧密围绕企业生产经营中心，档案管理人员要深化认识、精细计划、强抓落实、责任到人、监管到位、重在实效，充分发挥档案统计工作的作用，带动提升档案其他环节各项工作

　　(一)加强领导，统一认识，突出档案统计工作的重要性。

　　上至分管档案工作主管领导，下至专兼职档案员，要深入学习，统一认识，深刻认识到档案统计工作的作用和意义，突出档案统计工作的地位，在制定档案工作年度计划时，将档案统计工作内容纳入，兼职档案员要积极配合完成档案移交收集数据的确认工作，引导所有业务人员查阅档案时，积极主动填写各项相关表格，在提高全员档案意识的基础上做好档案移交查阅数据统计工作。完善档案统计工作方式方法，补充完善档案统计的各项指标数据，确保档案数据填报及时、真实、准确。

　　(二)规范档案工作各项程序，严格核实档案统计的各项数据真实性和准确性，确保各项数据真实有效。

　　1.规范档案移交借阅程序。

　　对移交进室的各种文件资料及实物档案，无论数目多少，严格填写规范的移交登记表，包括年度、文件类型、文件题名、份数、移交人、接收人等项目，双方签字确认后，移交人和接收人各自留存。对整理无序或移交资料不全的，档案人员要有权拒收，要求责任人按要求收集整理完成后完整移交，要保证当年归档文件的归档率。

　　档案人员要积极学习，熟悉各部门业务流程，对形成的文件要全面掌握，在条件成熟时，列出各部门文件归档清单，便于兼职档案员执行，同时有利于档案移交时检查部门文件资料门类的'完整性，不断提高部门的档案归档率。

　　2.规范档案借阅程序。

　　借阅人在查阅档案前，要自觉填写《档案查借阅登记表》，档案人员在提供档案前，要对《档案查借阅登记表》内容进行进一步确认，查阅内容填写一定要完成详细，典型的查阅要求填写事后的档案利用效果，档案人员要认真核实查阅卷数、借出卷数、复印张(卷)数、摘抄张(卷)数等详细资料。坚持档案查借阅审批制度，对档案借出规定固定期限，超过期限不还的要督促其归还，维护档案实体安全。

　　3.严控档案转出程序。

　　确定科学、流畅的档案转出程序，对转出档案的，首先要有档案转出介绍信或证明，确定档案库中的卷数和册数，其次进行档案转出登记，详细登记转出档案的具体情况，如案卷号、案卷题名、形成时间、保管期限、总卷数等详细资料，最后向接收单位催收档案转出回执单，留存备查。

　　4.建立库藏档案案卷台账。

　　对于库房保存的大量档案，按照档案分类大纲所示建立档案案卷台账，包括：案卷类型(含二级类目)、所属年度、案卷题名、保管期限、总卷数等条目，条目要设置完整、排列有序、科学实用，如基建档案(档号6.2.1)、2008年、××住宅楼、长期、共20卷。在初步建立档案案卷台账的基础上，对新进档案和转出档案定期(如每月)进行登记和注销，年终进行分类统计汇总，与年终库房档案清点核对数目一致。将每年的档案案卷台账单独编制成册，以免造成更改痕迹太多造成混淆的问题，将上年度台账留存备查。对于鉴定销毁的档案，销毁后在档案台账上注明“已销毁”字样，便于以后不做统计。5.建立档案定期清点制度。档案员要定期或在年度终了时，对所有库藏案卷逐类逐卷进行清点统计，在清点中保留清点痕迹，与档案台账逐类进行核对，如发现不一致，要查阅档案移交、借出、转出登记，查实两者不一致的依据，再进行数字更改，这种做法一方面发挥了档案统计的作用，另一方面利于维护库存档案的完整性。

　　(三)加强档案人员教育培训交流。

　　要采用“内培”和“外培”相结合的方式，大胆“请进来”和“走出去”，要定期派人参加档案统计工作培训，熟练掌握档案统计工作的方法技巧，要到档案管理先进单位学习交流，探讨交流档案统计工作的有效方法方法，借鉴先进的工作经验，发现自身存在的不足，认真分析本企业档案统计工作的弱点和难点，探寻问题的根源，制定针对性的整改措施，提高档案统计工作的实用性、及时性、连续性。

　　(四)加强企业档案统计工作的监督。

　　企业档案部门要接受上级单位和业务归口单位的业务指导，对要求提供的档案统计报表要如实填写上报，对统计中存在的问题不隐瞒、不回避，上级单位要切实发挥档案监管作用，对企业档案情况进行综合考评时，对档案统计状况作为一项检查内容进行检查，对发现的问题限期责令整改，并将整改情况按期上报。

　　总之，档案统计工作是一项长期性、复杂性、连续性的工作，各基层企业要对档案统计工作高度重视，必须严格统计过程控制、规范档案统计程序、完善档案统计措施、最终达到重在实效的目的，通过建章立制、规范行为、过程监督、加强考核等一系列方式方法，提高档案人员综合素质和业务技能，提升企业档案工作管理水平和协作能力。各级档案人员要紧密结合企业实际，适应企业内外形势发展要求，牢固树立大局意识、服务意识、奉献意识，增强档案工作的责任感、使命感和荣誉感，工作积极主动，突破传统观念，开阔思维眼界，创新工作方法，强化各项措施，维护库存档案安全完整，加强档案信息资源深开发，为企业各项工作提供优质高效服务。

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