做好中学档案工作的几点认识论文
时间：2021-08-31做好中学档案工作的几点认识论文
摘要：当前，中学档案工作不易开展是普遍的现象。笔者以自己所在的中学为例，就搞好中学档案工作，提出自己的几点看法，借以抛砖引玉，共同进步。
关键词：中学档案,集美中学,认识
“鳌园博物大观百闻不如一见，鹭江集美中学万人共仰千秋！”
厦门集美中学系爱国华侨领袖陈嘉庚先生1918年10月18日创办的，历史悠久，业绩辉煌，学子遍五洲，声名播四海，被誉为“中国名校”。系福建省首批办好的重点中学、省一级达标学校、省文明单位、省素质教育先进校、省德育基地、省校园安全先进校。是巾帼英雄李林、蔡启瑞等6名院士、黄永玉等著名文化人士、印尼侨领李尚大等杰出的企业家的母校。毕业生三分之一分布在海外，为世界文明做出了突出的贡献。
俊彦辈出的集美中学，在加强教学管理的同时，高度重视档案工作。我校综合档案室创办于1987年以来，在上级主管部门及学校领导的重视、关心下，档案室走过了创建中的曲折和困惑，逐步走向常规化、规范化，并为学校的教育、教学、行政管理工作出了积极的作用。档案室先后获得“厦门市一级档案室”、“厦门市档案工作先进集体”、“福建省一级档案管理单位”。笔者以自己所在的中学为例，就搞好中学档案工作，提出自己的几点看法，与档案界和教育界同行探讨。
一、完备档案硬件设施
必要的设备硬件是开展档案工作的前提和基础。学校首先从重视硬件设施建设入手，加大投入，彻底改变了档案室的面貌。
学校配备了专门的档案室，并实行档案办公室、阅档室、库房三分开。学校综合档案室面积达120平方米，库房、办公、阅档室有实用面积，设有档案专柜300只，空调一台、除湿机一台、打印机一台、扫描仪一台、复印机一台、电脑一台并安装了档案管理软件，并被纳入校园网，实现了管理的现代化。
二、建立档案工作网络
档案工作的对象是档案，如何解决档案的分散、零乱、质杂、量大等情况与档案利用中的集中、系统、方便的矛盾？关键是建立系统网络管理。
学校档案工作设立了较完整的档案管理机构，即健全档案工作网络：上设校长分管、办公室主任主管；档案室配备专职档案员1名，专职档案员具备研究生学历，具有一定的档案专业知识，持证上岗，学校非常重视档案员的业务学习和培训工作，支持其参加档案局组织的各类培训；下设各处室、部门兼职档案员29人，部门负责人负责管理本部门的档案工作。校专职档案员长年保持稳定；对学校机构、人员的经常性的变化，我校及时调整档案工作网络，对兼职档案员的变化及时进行调整补充，使各处室部门的档案工作能及时有人兼管，有利于处室、部门档案工作的开展。
学校办公室还不定期召开各处室、部门的档案工作会议，对各时期的学校档案工作进行总结，布置下一阶段的档案工作，并对各部门、处室的档案的整理、分类、移交等工作进行指导，使校档案工作能较顺利地开展。
三、健全各项档案管理制度
学校档案工作规章制度是学校档案人员和广大师生必须共同遵守的办事规程和行动准则，是学校档案管理的一种行政手段。一套完整的行之有效的建档、管理、利用等制度，是学校档案的现代化管理的坚实基础。
我校已建立一套比较完整的档案管理制度：制定了《集美中学档案员工作职责》、《集美中学档案部门负责人、兼职档案员工作职责》、《集美中学各部门、处室档案归档范围及保管期限》、《集美中学文件材料归档制度》、《集美中学查档制度》、《集美中学借档制度》、《集美中学档案保管制度》、《集美中学档案鉴定销毁制度》、《集美中学档案保密制度》、《集美中学档案分类大纲和编号办法》等制度，并在工作中贯彻落实。
到目前为止，已实行了全校各处室、部门、各门类档案的综合管理。如无特殊情况，各处室、部门均能定期向学校档案室移交应归档的文件材料，综合档案室专职档案员能及时向有关部门催讨应归档的文件材料，以保证档案按年度、按项目及时归档。
四、做好档案分类整理工作
档案利用是档案工作的核心和关键，而档案的分类整理又是档案利用的关键。科学而规范的档案整理工作，是实现档案高效利用的有效途径。
我校档案由文书档案、科技档案、会计档案、教学档案、照片档案、实物档案、资料等七大部份组成。其中文书档案分为：行政类（办公室、保卫科）、党务类（党总支、工会、团队）、人事类（人事室）；科技档案分为：科研类、基建类；教学档案分为：德育类（高中、初中德育处）；学籍类（高中、初中教务处）；教学类（高中、初中教务处）。
集美中学作为一所近百年的名校，其档案可追溯至上世纪初。从2002年开始，校档案室严格遵循国家档案局2000年12月6日发布的《归档文件整理规则》精神，实行新的立卷方法整理，即改卷为件，改类别整理立卷为按机构整理立件，仍按永久、长期、短期分开立件。大大提高了档案的整理效率和利用效率。
学校档案分类清楚，截至2011年共有：文书档案共1550卷、3288件；科技档案314卷；会计档案2964卷；教学档案1970卷、3324件；照片档案16650张；实物档案81件。档案总数达6798卷、6693件、16650张。档案的整理符合规范化要求。校档案室较重视档案案卷质量，对收集来的档案资料认真地进行鉴定、分类；能遵循文件材料的形成规律和特点，尽量能保持文件材料之间的有机联系，保持材料的成套性、完整性；书写案卷标题力求完整、准确；案卷的装订、编目力求美观、清楚。
五、逐步实现档案的'数字化管理
当今社会，数字化已成为经济建设和社会管理的主要手段。因此档案管理手段也要与时俱进，在档案材料上做到纸质档案、实物档案和电子档案相结合。
伴随着数字化教学和管理在我校的推广和应用，学校为档案室安装了档案管理系统。在实践工作中，文书档案的使用利用频率较高，同时其手工方式的整理和检索十分不方便。因此档案室率先对1998年以来的文书档案进行了数字化归档管理。虽然在一定程度上加大了档案工作人员的工作量，但由于数字化的检索方式快捷而准确，大大提高了文书档案的利用效率，为学校的“评建”等工作提供了有力的支持。
另外，校档案室在本校网站上开辟了“档案在线专栏”，在校师生和广大校友可由此专栏查询相关的信息。除了基本的学籍信息以外，由于我校历史悠久，校友众多，尤其是海外校友甚多。校档案室还将一些年代较早（上世纪20年代、30年代起）的老照片扫描成电子文本，并上传至网上，以便老校友远隔重洋也能了解到自己感兴趣的图片资料。
六、积极促进档案的利用
搞好学校档案开发利用的自的，是为学校发展大局服务，为广大师生及校友服务，否则，档案事业就没有必要了，这是档案工作的出发点和归宿。档案的开发利用主要包括两部分：
一是健全检索手段。为此，校档案室编制了各类检索工具，如检姓册；文书、教学档案全引目录；试卷目录；全宗介绍；专题目录等，并设专柜保管。这些检索工具的编制大大促进了我校档案的利用。以检姓册为例，我校较早毕业的校友（主要指上世纪30年代至80年代的校友）由于当时条件的限制，仅保存了他们的学籍资料，而没有制定相对应的索引。因此这部分档案虽然极其有价值，但却苦于档案员每次为校友检索都要花费巨大的时间和精力，效率极低。因此，校档案室利用四角号码的原理为创校至今的教职员工和毕业生制定了“检姓册”，实现了这部分档案的直接利用。而对于近十几年的档案，档案室则对大部分档案制作了计算机目录，实现了计算机检索。
二是通过专题编研等方式向用户提供所需材料。例如：为学校参加“财务审查”等全国、省、市的各级各类检查、定级、验收工作提供专题档案材料；为历届校友活动提供校友名单、帮助查找失去联系的校友；为校庆活动、举办展览馆提供各种资料、照片；为教职工职称评定提供课时认定、评选各类先进、担任何种职位的证明材料；为全国各地的内查外调提供证明材料；为上级有关人员及本校撰写校史提供材料；为历届毕业生提供毕业证明、成绩证明，发放毕业证书等等。为了使利用工作更深入，2003年档案室请有关人员制作了档案室网页，输入文字几万字，扫描图片几千张，设制了档案查询专栏，组织学生录入学生学籍档案2万多人，录入教职工档案资料1千多人，从2003年至今已完成学籍档案录入几万人，校友活动查询很多都是从网上直接查询，很受广大校友欢迎。
自建立校综合档案室以来，为学校的考评和检查，为教职员工的考核和评定职称等工作提供了大量可靠的档案依据；为广大校友尤其是年长校友的团聚叙旧搭建了平台；为学校毕业生求职考试提供证明服务；为宣传推广学校做好后勤服务工作。
为了做好这项工作，还要求档案员注意以下几点第一、明确服务方向。必须牢固树立为教学科研服务、为全校教职工服务、为各级领导和部门服务的思想。第二、正确处理利用与保密的关系。要解决好这个问题，就要正确理解、认识它们的关系对档案工作的影响，档案在什么情况下利用，在什么情况下保密，都要以服从党和国家利益为前提，把二者辩证统一起来。同时，还要认真研究审查档案内容，根据有关规定适当调整保密范围和等级，扩大利用范围。第三、熟悉档案，了解用户需要，主动积极为用户服务，完成由封闭型到开放型服务的转变。
结语
让历史留下清晰的记忆，这是我们的责任；让历史记录我们的光彩，这是我们的愿望；让历史告诉未来，这是我们的目的。档案工作的意义就在这里。新的时代赋予学校档案工作新的发展机遇，新的发展空间，同时也对档案工作提出了新的发展课题，提出了新的发展要求。学校档案工作只有惟新是图，奋发有为，才能不辱使命，建功立业，在教育工作中发挥应有的作用。
参考文献
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2 胡敏.中学档案管理存在的问题及对策.岱宗学刊.2005.06
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6 贺乾坤.桃江县县属中学档案工作初探.档案学通讯.1993.4
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