关于档案管理工作鉴定范文参考(2)

时间:2021-08-31

  (4) 附注。

  附注是在条款之下对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明。例如,有些合同、协议书、借据的保管期限往往需要从有效期满后算起,就可在保管期限后注明“失效后”字样。

  (5) 说明。

  说明是对保管期限表所作的总的说明,一般包括保管期限表的适用范围、结构、制定的依据、保管期限的计算方法以及其他需要说明的事项。

  以上只是档案保管期限表一般的结构,可以根据各种档案保管期限表的特点增加或减少某些项目。

  2) 编制“档案销毁清册”

  档案销毁清册是准备剔除销毁的档案文件的登记簿,它是供领导人审查批准的表册,同时也是日后查考档案销毁情况的凭据。

  档案销毁清册应由登记顺序号、案卷或文件的题名、起止日期、数量、原保管期限、销毁原因、备注等项目组成。每一清册应编制一式两份,一份留档案馆(室)备查,一份送机关领导人审查批准。如果须送上级机关或档案行政管理机关批准,就应多备一份。同时报送两份,其中一份经审批后退回。

  3) 档案的销毁

  为了慎重起见,已经被批准准许销毁的档案不应立刻销毁,而应暂时存放一段时间,待确认确实无价值时再进行销毁,以免造成不可挽回的损失。

  批准销毁的档案一般应该直接送造纸厂化为纸浆或者就地焚毁。为了保守机密,应销毁的档案一般不得留作它用,更不允许倒卖出售。档案销毁工作是一个非常严肃的工作,一般由档案部门会同保卫、保密部门进行,并由专人销毁、专人监销。销毁完毕后,销毁人和监销人都要在销毁清册上签名盖章,并注明“已销毁”字样和销毁日期。

  如有个别档案未被批准销毁,可在“销毁清册”上做出适当的说明。对于已销毁的档案,也应在检索工作上注明“销毁”字样加以说明。