首先，就像它的名字所暗示的那样，附件是最容易忘记的东西。所以先把它贴进邮件吧。Gmail  有个「附件提醒」的功能，也需要你自己去开启。如果你在邮件里提到了各种语言的「附件」而又忘记了贴上，它都会在你按下「发送」之后弹出一个提醒。

　　其次，标题放在正文之后，是因为大多数邮件客户端会提醒你「没有标题是否发送」;而收件人放在最后，是因为没有收件人，这封邮件肯定发不出去，这就给了你足够的时间来回味这封邮件的疏漏。

　　而且，随着正文的进行，你有很大可能会调整邮件的标题和收件人。所以这样的顺序也比较好，不会等邮件发出去以后再加各种人进来。

　　不要把文字变成图片

　　在过去几年的观察中，我发现人事和行政部门的同事喜欢把文字做成图片，再贴到邮件里发出来。

　　这种做法并不能增加任何有用的信息，却带来了许多坏处：

　　首先，大部分人的审美水平不如专业的设计人员，这就导致了很多红底黑字或红底黄字、配合密布着锯齿的「魏碑」或「隶书」字体的邮件，非常难以阅读。但发信人还往往觉得这样很喜庆，营造了一种祥和的氛围。

　　其次，越来越多的人在手机上读邮件，这会让对方看邮件的时间成本和流量成本大大提升。我曾经收到过一封总字数不过 500 字的通知邮件，但对方做成了五张总计  2 MB 的 PNG 图片，令正在开车的我苦不堪言。

　　还有，图片上的文字是不可搜索的，这意味着你的这封邮件在日后被找到的可能性大大降低。我目前还没有发现任何邮件客户端或网页版内置了 Evernote  那样的图片文字自动识别功能。

　　倒金字塔叙事

　　如果说我在几年前做记者的时候学到的最重要的事情是什么，那就是如何说清楚一件事情。