信函的礼仪规范

时间:2021-08-31

  信函,又称书信,它是人类最古老又最常用的一种沟通手段。时至今日,在公务交往中,信函依旧是职员所常用的有效而又实用的交流方式之一。

  在一般情况下,单位及其职员在正式的公务交往中所使用的信函亦称公务信函。相对于普通书信,由于公务信函使用于正式场合,在礼仪方面通常有着更为标准而规范的要求。

  总体而言,公司职员在使用公务信函时,应注意言辞礼貌、表达清晰、内容完整、格式正确、行文简洁等五大要点。因为在英文里,礼貌(courteous)、清晰(clear)、完整(complete)、正确(correct)、简洁(concise)等五个单词皆以字母“c” 打头,故此这五大要点亦称做公务信函写作的“五c”法则 。

  具体来讲,使用公务信函时,主要应当在写作信函、应用信函等方面全面地运用礼仪规范,此外,写作电子信函也要注意遵守其礼仪规范。

一、写作信函

  写作公务信函时,一定要对信函的内容与格式斟酌再三。以下五个具体问题,尤须认真对待。

1.抬头

  一般的公务信函均由抬头、正文、结尾三部分构成。作为一封公务信函的开端,抬头决非可有可无,而是应当认真推敲。

  抬头的基本内容包括称谓语与提称语,二者均应根据具体对象具体对待,力求恰如其分。

一是称谓语准确。在写作信函抬头时,应以称谓语称呼收信之人。在称呼收信者时,下列四点必须注意:

其一,姓名与头衔必须正确无误。在任何公务信函中,写错收信者的姓名与头衔都是绝不允许的。称呼收信者,有时可以只称其姓,略去其名,但不宜直呼其名或者无姓无名。

其二,允许以直接致信的有关单位或部门作为抬头中的称谓语。在许多时候,以有关单位或部门直接作为收信者在礼仪上是许可的。