2、由于编史修志工作需要了解某人的社会经历和某事件中的表现情况，而此人这一时期因为某些原因不能书写或口述的，甚至该人已经死亡的，可以查阅该人的履历、自传及有关部分。

　　3、其他特殊情况需查阅人事档案的，必须经过主管人事工作的校院领导审批同意后方可查阅。

　　4、在教职工子女和直系亲属入党、入团、参军、出国、招工、提干前要进行审查以便了解其父母及亲属情况时，按照有关规定，一般由该人所在单位的有关部门提供情况，不必查阅人事档案。

　　5、如果要了解某人的情况又可以和该人直接面谈的，一般应采访该人，不允许查阅人事档案。

　　6、人事档案部门不负责出具证明材料，经过批准或履行一定手续后，可以摘抄或复印人事档案中的有关部分，经档案管理人员审查无损，加盖印章并注明出处。

　　三、严格规范查阅审批程序。

　　欲查阅人事档案者必须填写查阅人事档案审批表，其中包括查阅档案的理由与目的，查档人员的单位、姓名、政治面貌等。上述内容均需全部填写清楚，然后由本单位（部门）主管领导签字和加盖公章，报人事处分管领导审批以后才能查阅。

　　人事档案管理人员要认真审查查档人员的审批表及查档人员的证件，看其阅档理由是否充分，是否符合有关的规定和要求，手续是否齐全完备，然后决定是否提供查阅。

　　四、严格阅档管理。

　　1、查阅人员只允许在指定阅档室查阅，不允许将档案带出阅档室。

　　2、阅档必须是两人以上同时在场，方可查阅。

　　3、查档人员必须严守阅览制度，不允许在档案上图划、涂沫、篡改、批注，更不能拆散和抽出档案材料。篇四：查档介绍信格式　　平谷区档案馆，今有 （村、居委会） 需查阅其（祖父、父）

　　房基地证明。请予接洽。

　　特此证明

　　（公章）

　　年 月 日

　　查阅独生子女证号介绍信

　　今有我单位（村、居委会） （男女方）与 （男女方）于 年 月 日结婚，婚后于 年 月 日生有一子（女），姓名 。领取独生子女证，后不慎丢失，经查现确实为独生子女。

　　特此证明

　　（盖章） 年 月 日

　　查阅单位档案介绍信

　　平谷区档案馆，今有我单位 同志，因 需查阅 档案。请予接洽。

　　（利用者必须带本人身份证，身份证上的姓名与介绍信上的姓名一致） （盖章） 年 月 日