会议策划安排的内容

时间:2021-08-31

会议策划安排的内容

  一、会场预约

  我们将根据您的需要,为您具体分析各种情况作出最完美的策划;我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境的要求,为您确定具体举办地点;我们将根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前为您预约。

  二、负责会场的布局,设备安装调试

  我们将根据会议的具体情况,为您设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节;我们将根据您的需要,为您提供会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;我们将根据您的需要,提前为您调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。

  三、印刷材料的设计制作

  我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议的具体需求,设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要,提前把印刷品送到会场或指定位置.

  四、参会者的接送

  我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员,把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店.

  五、参会者的餐饮

  我们将根据参会人员的喜好,为您预定各种形式的餐会:西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点,为您推荐不同的用餐地点.

  六、参会者业余时间的安排

  我们将根据参会人员的喜好,为您设计不同的休闲方式;我们可以为您设计专门的旅游线路,方便您的出行;我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施,供你选择.

  依托我公司强大的信息资源和服务体系,本公司在承办各种会议方面具有独到的专业优势,我们能够为客户提供吃、注行、娱、购一整套完善的会议策划实施方案;从主题创意、内容策划、参会人员的邀请、会场设计安排、接待宴请、媒体支持及政府关系协调等等,事无巨细,我们都一一安排。

  国际会议的策划

  可以毫不夸张地说,每一个国际会议都是一个系统工程,只因各自的层次高低不同、规模大小不一而迥异。从邻近各国,甚至世界各地,调兵遣将汇集数十人乃至数千人至某地参加一次国际雠已属不易。会议中,既要使代表们能开诚布公,畅所欲言,又要使会议的高座雄辩中保持一致,善始善终,更费周折。何况国际会议的与会者都有一定的身份,不是专家教授,便是社会贤达;不是商贾巨富,便是部长大臣。如会务安排发生差错或生活接待有所疏忽都会造成不良的国际影响,使组织者感到尬尴,使代表们感到遗憾。国际会议还是个跨行业、跨部门的工作,从外事到旅游,无不一一涉及。它必须有许多单位的密切配合与合作,层层负责,环环扣紧,才能事竟于成。进行这样的系统工程,如不事先预作周密的策划,而是“跟着感觉去走”,走一步看一步,就难保不出问题。对国际会议要预做认真策划的目的是:

  一、有条不紊地进行工作。有了策划,什么时间完成什么,完成到什么程度,由谁来完成,便心中有数,可以避免盲目性和随意性,加强时间观念。

  二、预见可能遇到的困难。未雨绸缪。策划即使不能防止意外险阻的出现,至少能使人处变不惊,增加工作的主动性。

  三、对各种需要做出估计。兵马未动,粮草先行。国际会议需要充分的人力、物力和财力支持。有了规划才能估计到各种需要的种类、数量和出现的时间,预做准备,防患于未然。

  国际会议的组织者理所当然地要认真进行策划,其他与会人士虽不直接从事策划,但熟悉一下国际会议的形成和内中的问题,也定会有所裨益。

  策划国际会议需要注意:

  一、及早动手。通常一个大型国际会议的构思、酝酿和策划一年前就要开始。策划是个渐进的.过程。在构思和酝酿阶段中,策划的雏形实际上也在形成,只是待筹备进行到一定阶段时,人们要求看到工作设想和实施方案,正式的策划才破茧而出。经验表明,策划宜早不宜迟,原因是需要留出讨论、修改和审批的充分时间。

  二、全面考虑。国际会议的准备工作涉及方方面面,需考虑周详,避免因一时疏漏在将来造成损失。如会议主题选择不当就可能使会议谈不起来;如时间选择不当,正值寒冬或酷暑,就会使用权与会者叫苦不迭;如会场未选合适,会议服务跟不上来,就会使会议陷于停顿。智者千虑必有一失,虽不应对策划者求全责备,但策划者也决不能因此而放松努力。特别要抓紧关键环节,避免出现大的闪失。

  三、订出落实的时间表。为了保证策划能按时实施,必须订出各阶段任务的具体落实时间表。这一时间表是督促检查的依据,也是掌握进度,调整快慢的准绳。经验证明,掌握以下两个环节是关键:

  1.会议请柬发出的时间;

  2.代表抵达和签到的时间。

  会议请柬的发出是会议前期准备完成的重要标志。很难设想在会议名称、主题、时间、地点、与会范围及经费确定和落实之前,就发出请柬。代表的顺利抵达和签到则是会前准备已经全部就绪,会议即将开始实质性活动的另一重要标志。因此,如能科学地确定发出请柬和代表报到的时间,并认真予以执行,其他准备工作便可一一带动。

  四、借助他山之石。对于我们许多人来说,国际会议还是一个相对的新事物。我们的知识有限,经验不足,应当求助于国内外的先行者,汲取他们的经验教训,结合本行业、本部门、本会议的特点,加以具体策划。别人的总结、规划、报告都有参考价值,可以借来一阅。有时,“与君一席谈胜读十年书”,也不妨一试。

  对策划国际会议的目的和注意事项有了基本了解之后,我们就可以就策划中经常遇到的问题做进一步探讨。

  一、会议宗旨

  所谓会议宗旨就是指举办某一特定国际会议的目标。对此,会议的主办者都会准确和简明的语言加以阐明。例如1981年在墨西哥举行的坎昆首脑会议的主要目的便是:“通过国际元首和政府首脑,对全球谈判和其他讲台上关于国际经济合作的其他努力,获得认识上的真正一致,并给予积极的政治推动,以促进全球谈判达成协议。”从这段文字里,我们至少可以看出三层意思: