3管理规范化与信息化的相互关系

　　从信息化的概念及分析，容易看到，信息化是一个持续的过程，它建立在对组织从体制、结构到运行的建模基础上的，通过信息活动的激化和强化，并通过信息活动与组织其他活动的持续、有机和高效的互动，实现组织信息效能的提升和优化，并进而转化为组织整体效能的跃升和强化。信息化使信息活动异常活跃的同时，也因信息活动的广泛性、深入性和信息自身的性质，促使事物之间更加广泛、多样而近似实时的联系，它一方面为组织活动的有效开展提供快速、精确、高效的信息保证，信息获取的便利性、实时性，使面向现实和未来的不确定性得到了最大程度上的消除，为组织系统运行有序性的提升奠定了基础；另一方面，它所带来的事物（事务）间联系的多样性、紧密性、实时性和不确定性，使得管理面临异常复杂和不确定性的环境和条件。当然，信息化对管理及其规范化的支撑作用也会表现在对其活动效率和效能的提升上。概而言之，管理规范化与信息化之间的关系主要有以下四个方面。

　　3.1信息化以规范化为基础

　　信息化，特别是信息资源的开发和利用、信息平台的构建和使用，需要建立在管理业务流程的标准化、规范化基础上。没有对管理活动的统一理解，没有对管理信息活动的规范化，就难以构建统一而规范的信息流程，也就难以进行深入、系统的管理信息资源开发，就难以构建有效而完备的管理信息系统，基于不同语义基础和数据表达标准的管理信息平台之间难以实现信息的有效互通和互操作。同时由于信息活动是组织业务活动和管理业务活动一个侧面的反映，它的标准化与规范化，势必要引起管理业务活动本身的规范化、管理对象的标准化，以与之相应。只有适度规范化、标准化的管理运行行为，才能使信息化的效能得到有效发挥，否则，难以使管理信息化的效能发挥出来，甚至反而会导致管理整体效能的下降。所以通常而言，信息化总要以业务活动的标准化与规范化为基础，只有理顺管理运行行为，统一人们对管理运行路径和方法的认知，才能组织信息技术的运用、信息资源的开发、信息系统的运用，进而沿着信息主导方向从组织结构到运行方式的全面调整甚至变革。

　　3.2信息化对规范化的特殊要求

　　信息化通过人、物、信息、事之间关系的强化，使得人与人之间、物与物之间、人与物之间的相互关系产生越来越紧密、广泛而深入的关系，这种不断紧密的关系超越了个人和单个物品，超越了组织之间的间隔，甚至超越了一般的国与国之间的距离，这种持续扩展和膨胀的相互关系，使得管理面临日益复杂和不确定性的环境。这种复杂和不确定性变化集中体现在管理环境变化的多样性、快速性，以及变化的不确定性上。它要求管理建设与发展必须有效应对这种环境的变化，具备高度的适应性。这一方面要求管理目标必须能够响应多样化的社会需求，同时组织更需要根据环境变化和自身条件，重新选择和调整自身的发展目标，这种目标的选择往往具有高度的不确定性。目标的多样化、快速变化和不确定性，对管理的组织结构乃至管理运行的具体方式都提出了新的要求。阿什比的“必要的多样性”定律指出，管理系统的复杂性需要与管理对象系统的复杂性相适应。作为管理活动的有机组成部分，管理规范化活动理应为管理活动的环境适应性提升提供技术支撑。

　　3.3规范化对信息化的支撑作用

　　管理规范化作为对管理主体行为的系统化约束，作为对管理运行的持续优化，对信息化乃至管理的信息化起到十分重要的推动作用。一是为信息化的发展提供“规范”支撑。信息化无论是对于单个社会组织或者整个社会而言，都是一个渐进的、持续的过程。管理信息化的阶段性成果需要通过管理运行得以体现，也只有人们广泛运用信息技术、信息系统、信息资源，使之真正成为管理活动的有机组成部分和管理效能提升的推手，才可以说组织或社会正处于信息化的进程之中。这种在运行上的体现过程正需要管理规范化这种管理运行设计手段加以保证。通过基于信息流程优化的管理运行再设计和持续优化，使管理信息化以某种强制的形式加以推行，为信息化的快速展开和取得效果奠定基础。二是为适应信息化所带来的环境变化提供“动态规范”支撑。以管理环境变化的多样性、快速性和不确定性为特征的管理复杂性，倒逼管理自身的复杂性。管理规范体系本身就是有效的确定性的组合体。要适应管理环境的复杂性，管理规范体系自身也必须通过某种方式提高其复杂性。从目前来看，主要通过管理规范的模块化和管理规范组合的多样化来实现这种管理的适应性。针对管理环境的复杂性要求，通过将管理活动区分为基本的管理活动和基本管理活动的组合，将管理规范化的规范设计过程，进一步延展为对基本管理工作规范的模块化设计和对管理规范模块运用的规则设计。针对稳定性更强的基本管理业务工作，仍然按照传统的管理规范化的思路进行规范设计，以形成基本的管理运行规范模块；针对基本管理业务工作的组合，则更加侧重于基本管理规范模块的组合方式和规则的设计与推行。以此种方式构建动态的管理规范体系，就可以实现对管理复杂性要求的动态适应。通过持续的管理规范化进程，可以使这种模块化的、动态组合的管理规范体系更加合理而有效。

　　3.4信息化对规范化的支撑作用

　　信息化的深入发展，带来的是信息活动成本的极大降低和信息活动效能的极大提升，而管理活动的主体就是信息，管理规范化的关键———管理工作规范体系的设计，其主要过程也是信息过程。因此，信息技术、信息资源、信息平台等等信息化的要素，势必对管理规范化活动产生较大地促进和支撑作用。具体表现在：一方面它为管理规范体系的更为精确、合理地构建提供信息和方法支撑。在信息方面，它能为管理工作研究提供更为丰富而便利的信息支持。通过互联网能够获取关于先进管理理论、理念、技术方面的信息，通过信息系统的运用，也使管理工作研究建立在丰富的现实数据基础上，使管理工作研究成果更具针对性；通过仿真、模拟技术的运用，可以更为快速、有效地辅助管理工作研究，大大提升管理工作研究的质效。另一方面，它可以使管理规范化的形式更加灵活、多样。以往的管理规范体系，大多以纸质的管理工作流程图的形式或悬挂于墙上，或收录于书本、手册中，不便于学习、掌握和更新。信息化所提供的先进技术和方法可以使管理规范体系电子化，从而依托EDA、PDA等终端设备，可以实现管理规范查阅、学习、反馈和更新的实时化、动态化和多样化，也便于管理规范的遵循，促进了管理规范相关知识与管理实践的互动，促进了管理理论与实践的循环速度和效率。

　　3.5信息化与规范化的相辅相成关系

　　通过以上的分析，容易看到，信息化实际上实现的是将信息技术优势转化为信息资源优势，进而将信息资源优势转化为组织信息优势、组织整体优势的过程；管理规范化实现的则是将管理的有序性转化为适应的稳定性，并通过稳步改进，提高管理活动有效性的过程。两者之间的关系事实上是相辅相成的关系。其中管理规范化是信息化的基础，为信息化成果的巩固和持续推进提供支撑、创造氛围；而信息化反过来既要求管理规范化具有动态适应性，又为管理规范化的效能提升、功能拓展提供了重要基础。两者相互作用、相互协同，共同推动管理在新时期面向科学化的持续进步与发展。