备忘录三：差旅和招待费用

　　XXX先生：

　　贵单位对“差旅和招待费用表”进行了自我检查和枝对，遵守了公司和部门的政策和程序。但是，在审计中，我们发现：每一张“差旅和招待费用表”都存在一些与政策不相符的事项。尽管这些例外的事项数量较小，但总的来说，它表明既定的“差旅和招待费用”政策都没有一贯遵守。下面列示一些具体事例：

　　1.乘坐出租车的费用记录没有附原始发票; 2.超过$25的差旅和招待费用记录没有附原始发票; 3.其他费用支出(非差旅和招待费用)的原始发票有的被遗失; 4.其他部门发生的非差旅和招待费用归集到“差旅和招待费用”要素662中。例如，办公用品支出应列在要素371中，其他经营费用应列在要素699中; 5.一些不在出差期间残无法证明是在出差期间发生的职员食膳费用列支在差旅费中。按规定，任何不正常的膳食费用支出都应该在报告中注明并作合理的解释; 6.招待费开支没有说明膳食的种类(早餐、午餐或晚餐)，有的仅有一个职员出席，也没有说明就餐的目的或洽谈业务的性质;另外，有关宾客的背景(姓名、职位、职业或其他情况)也没有说明; 7.尽管购买机动车的保险费用不应该包括在“差旅和招待费用表”中，但却列示于“差旅和招待费用表”中; 8.六个月到期的票据贴现费用没有及时给予报告，职员应该至少每月反映一次; 9.审核“差旅和招待费用表”的职员未经授权并由专人负责。 　管理部门发布的“A—90和A—99程序说明”列示了票据制度、编制差旅和招待费用表的有关政策。这些指示文件应该与负责填写“差旅和招待费用表”的所有相关职员进行讨论，让他们熟悉和理解这些政策规定，并应该妥善保管在适当的地方，以便遇到实际问题可以查阅参考。

　　当编制“差旅和招待费用表”的工作完成后，应该将共与恰当的文件，解释性说明和帐户记录相核对，然后由指定的人员批准。

　　请将采取的纠正措施通知我们，以保证公司政策得到有效地执行。我们希望在XXXX年7月31日以前接到您的善复。

　　审计员：XXX 　XXXX年7月17日