流程优化建议书范文

时间:2021-08-31

  篇一:采购流程优化建议

  目的:降低采购成本、提高工作效率、优化采购流程

  现行流程:

  一、需求部门根据各自需要提交采购申请单由仓库确认库存。

  二、领导审批。

  三、需求部门将采购申请单交回仓库,仓库再将每张申请单登记备案。

  四、采购员到仓库领取采购申请单(每个工作日领取一次)

  五、采购文员将所有申请单录入Excel表,根据历史购买情况按供应商进行分类打印并传真给供应商(或用电子邮件传送);采购员对新物料进行市场查询购买(具体不详述)。

  六、仓库验收入库。

  七、需求部门根据采购申请单和领料本领用物料。

  (备注:目前,常规物料由仓库根据历史使用情况预测需求数量,然后手工填写采购申请单,交领导审批。)

  现行流程的缺点:

  1、审批流程烦琐,需求部门需要来回审批,浪费时间。

  2、需求部门不了解相互需求信息,经常重复计划。

  3、常规物料由仓库统计提交采购申请,每次提交申请单约10张。领导审批签字次数多,且采购部需重新统计,造成重复工作。

  4、需求部门领用物料时经常相互领用,造成其它需求部门缺料。【如:X车间9月3日申请40个(实际需求数量不足40个)XXX轴承,Y车间9月4日申请50个(实际需求数量40个)XXX轴承,9月5日到货40个,Y车间先于X车间到仓库领用,而X车间9月5日需要使用该物料,仓库无理由不发货给Y车间,便造成该车间缺料。】

  建议改进措施: 根据我厂实际情况对物料进行分类申请、分类采购

  一、常规物料采购申请由仓库提交。仓库定期检查库存,当库存下降到警戒点(安 全库存)时,仓库直接统计并提交OA采购申请汇总表待领导审批,以便及时补充库存。建议由物流部与设备部共同确定安全库存、订货周期、最高库存量等。 优点:

  1、常规物料使用频率高,金额占总金额比重不大,所以不必担心该类物料会过多增加库存成本。

  2、由仓库提交OA采购申请汇总表可节省纸张达到节约成本的目的。

  3、批量购进可降低采购成本如运输费等。

  4、可防止缺料造成的损失。

  5、节省提交手工单据的工序,减少重复工作,有利于更好地进行物料跟踪。

  6、避免需求部门重复计划。

  7、减少领导审批次数。

  8、有利于仓库更好地进行库存控制。

  二、车间其它非常规物料申请:需求部门提交采购申请单交车间统计员汇总,并由车间统计员提交OA采购申请汇总表,每日或2~3日提交一次。

  优点:

  1、简化需求人采购申请审批程序。

  2、减少领导审批次数。

  3、提高工作效率。

  三、急用物料可由需求部门直接提交OA采购申请,鉴于车间实际情况,需求部门填写采购申请单交由车间统计员提交OA采购申请单,领导审批通过后采购部将在最短时间内回复需求部门。(可采用JIT模式进行采购)

  总结:以上本着从实际出发、具体问题具体分析的原则,以提高工作效率,降低采购成本,优化采购流程为目的,对采购流程提出的一些建议。其合理性有待各位共同探讨,若有异议或有更好的建议请指出。