如何写会议通知格式

时间:2021-08-31

  你一定接到过这样的会议通知:

  会议通知兹订于1月20日(星期三)下午2:00在201会议室召开销售会议,请准时参加。

  ****部门

  这样的通知我们经常见。没有明确的主题、目标、成果预期、参与人,最糟糕的是连结束时间都没有。拿到这纸会议通知的人,恐怕真的会担心一个下午的时间都在会议室里耗过去了。

  我们经常会忽略会议邀请这个环节,认为无非就是通知大家来开个会,没有必要写的那么细,但其实会议邀请起到的不仅仅是通知的作用。一旦会议邀请发出,说明整个会议已经进入到准备期了,会议的内容、相关事宜等都要通过这个会议邀请告知大家,这不仅仅表明组织者对这次会议的重视程度,从另一个侧面也说明了会议主导者对参会者的尊重。

  会议通知的 7 个要件

  在一个完整的会议邀请中,至少应该包括会议时间地点、参会者、会议目的、预期成果、会议议题、会议议程、提前准备的资讯7个要件:

  1-会议时间地点

  会议通知上,我们只能找到开始时间、看不到会议的结束时间。这就让被邀请者很郁闷,同时也会为后面的工作安排造成很大的麻烦。最佳的方法是,明确标注会议开始时间与结束时间,同时建议大家能够提前十分钟到达。

2-参会者

  谁会来参加这个会议?这些人在会议中的分工是什么?如果可以的话,应该在会议邀请中明确标明。如 孙继伟-会议主持,李二明-负责会议记录,赵明洋―项目发言人等。

  3-会议目的

  在组织中经常召开的会议有两类:一类是问题解决类的会议,另一类是决策类会议。其它类型的会议,如信息收集类、研讨类、报告会等,也可以采取其它方式进行,不一定非要把参与者聚集在一起。

  会议的目的不同,所采取的方式、流程、参与者、时间长度会有显著差别。问题解决类的会议,与会者首先要对问题是什么达成共识,才可能探讨相应的解决方案。同时,参会者还要具备解决问题的专业知识与技能,才有可能达成会议目标。为了使参与者从一开始就明晰会议的重点,会议主题可以以问题的方式进行设置,比如:“如何在第三季度完成250万销售额?”

  决策类的会议,在会议初始要对会议决策方式达成共识:是采取一票否决的方式、少数服从多数的方式还是交由领导来做决定。这样的好处在于,每一位参会者都知道自己的权利如何,可以最大限度的保障会议的成功进行。