会议场所的选择：

　　根据会议性质及人数作决定，通常需要注意一下几点：

　　(1)避免噪音严重的场所;

　　(2)空间大小要合适;

　　(3)预定开会所需要的时间，确定其他人使用会议场所的时间，并作宽裕的时间准备;

　　(4)其他。光照，桌椅，投影仪等

　　如果有欠缺的物品，会议前必须准备或会议当天携带。

　　会议议程表的制作：

　　会议议程表的制作对会议的顺利进行关系重大。由上级预定议事程序和执行方法，以及时间分配等，下属配合议程，详细检查接待方式，会议中的接待、会议的记录、会议后的收拾整理等在准备方面有无疏漏之处。

　　会议通知的写法和传达方法：

　　召开会议的要点决定后，就需要通知全体会议对象。内部会议一般应在五天到一周以前通知;外部的人员也参加的会议，至少要在一周或十天前发出邀请通知。如果是紧急会议，或者在召开之前时间有限，可暂时用口头或电话通知，但即使如此，也要通过短息等发出正式书面通知，以防有人听错会议时间、地点，耽误大事。

　　在写通知时，一定要有：

　　(1)会议的名称;

　　(2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称;

　　(3)日期、时间(开始到结束的预定时间);

　　(4)地点(具体在几楼几号会议室);

　　(5)议题(或议事内容)

　　(6)主办者的联络处、电话号码等

　　(7)开会所在地，建筑物的名称、几楼、电话号码(必要时附地图)

　　(8)其他：注意事项、是否备有餐点、是否有停车场，或当天需要准备的资料，都要详细说明。

　　对外部参会人员，要随函附上回执，并明示期限，让对方能在期限以前回函通知是否参加。若逾期对方仍没有来信息告知是否参加，必须立即用电话联系。