有关大型会议接待方案

时间:2021-08-31

  篇一:大型会议活动接待方案

  ▲第1天机场专车抵达您所指定的地点,恭候会议成员上车。前往酒店,会议举办者可以在车上讲解会议日程安排及有关事项。在酒店大堂办理入住登记手续后,会议成员入住酒店。晚上安排成员水疗馆水SPA。住:五星酒店(国际会展) 第2天08:00酒店统一安排MORNINGCALL。▲08:30早餐。▲10:00开始举行会议。▲12:00上午会议结束,会议成员共进午餐。▲13:00-17:00下午根据您的时间安排,继续举行会议。▲18:00晚餐,可以安排丰盛的晚宴,并安排演出、抽奖等活动,将气氛推向高潮。▲19:30-21:00组织联欢晚会,增进会议成员之间的沟通、交流和合作。▲21:00会议成员自行安排娱乐活动(保龄球、台球、乒乓球、沙狐球、KTV、棋牌等),休息。住:五星酒店(国际会展)

  第3天▲08:00酒店统一安排MORNINGCALL。▲08:30早餐。▲脱去西服的沉重,身穿休闲装,带着轻松快乐的心情,09:00游览。▲11:30会议活动结束,与会成员统一退房,酒店大堂集中。▲13:00前往历史名镇参观。会议行程结束。 报价: 元 服务标准及费有分列报价:

  车:空调旅游车(含接送、第3天旅游用车)、票:景点第一大门票 、会:含会议费用、住:五星级酒店,如出现单男单女,须补房差、餐:围餐(八菜一汤,十人一桌)、赠:旅游责任保险、旅游意外险10万元/人!横幅一条、摄像制作

  一 制订预算:制定可行预算或按既定预算安排有关工作;通常而言,商会预算包括以下几个方面:

  1、交通费用:交通费用可以细分为: (1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、

  2、会议室/厅费用/具体可细分为: (1)、会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

  (2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。 (3)、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。 (4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻

  找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。

  3、住宿费用住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

  4、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。 (1)、早餐:早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用) (2)、中餐及午餐:中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。 (3)、酒水及服务费:通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。 (4)、会场茶歇:此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。(5)、联谊酒会/舞会:事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认。(6)、其他——点心、水果及调制色酒

  5、视听设备除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:●设备本身的租赁费用,通常按天计算 ●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理 ●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理

  6、演员及节目:通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

  7、杂费杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。做好商旅会预算并联系好

  几家会议场地后,进行实地考察是十分重要的,考察后再最终选定一家场地并提前预定。

  二 会议场所实地考察:视察选定的场所和设施,检查并比较各项设施;协调会务工作人员的活动;根据会议的具体情况,设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节。会议场所的确立预定:根据会议的级别,选择会议举办地;根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前预约。根据需要,准备会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;提前调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。 在会议开始前需要根据会议的具体情况确定会议设施,此项十分繁琐,所以可以列一个表,一条一条核对准备情况。

  常见的会议设施:1、屏幕 2、投影仪(胶片投影仪及多媒体投影仪)3、录像机

  4、VCD5、音响 6、话筒(有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风) 7、镭射笔 8、幻灯机 9、讲台 10、舞台 11、夹纸板 12、大白板 13、签到台

  14、名片簿 15、马克笔 16、铅笔 17、信签 18、会议桌椅 19、插线板 20、彩电 21、横幅 22、指示牌 23、告示牌 24、桌卡 25、主席台 26、盆景 27、鲜花 28、背景板 30、隔板 31、灯光照明 32、同声翻译系统 33、产品租赁

  按照预期计划履行方案,在执行过程中,要做到耐心、细致与周到……在商会执行过程根据不同年会形式,需要注意餐饮安排、交通安排、旅游安排、司仪安排、秩序维护、茶歇安排和摄影摄像等事项。

  餐饮安排 根据参会人员的喜好,预定各种形式的餐会包括西餐、中餐、自助餐、宴会等等; 餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的会议,对于成本的控制非常重要,自助餐一般可以发餐券控制,很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的要求,可以事先制订餐标及餐谱,严格区分正式代表与随行人员、家属,特殊要求者可以和餐厅协商。 围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有:开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是,会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况,不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐,可采取那桌够人数那桌开席的做法,以保证就餐者的权益。