会议方案

时间:2021-08-31

  为了确保工作或事情顺利进行,通常需要预先制定一份完整的方案,方案是书面计划,具有内容条理清楚、步骤清晰的特点。怎样写方案才更能起到其作用呢?以下是小编整理的会议方案9篇,供大家参考借鉴,希望可以帮助到有需要的朋友。

会议方案

会议方案 篇1

  (一)安排方式:这里有几种方法来处理会议的团体住宿,最简单的方法是由参会者自己安排住宿,但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间,如果不事先保留房间,会产生下列问题:

  1.遇到旺季,饭店可能将房间卖出,这样会迫使参会者住在距离会场较远的地方。

  2.参会者可能拿不到优惠价格,因为个人无法有讲价的能力。

  3.会场租金可能较高(如会场也在饭店),通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。

  因为会议公司经常与酒店合作,酒店都有协议价给到会议服务公司,所以客房和会场预订最好选择会议公司合作,善达公关就是您理想选择之一。

  (二)住宿程序:一旦预订的房间决定后,决定用哪4种基本住宿程序是你需要的:

  1.告诉饭店所有参会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。

  2.告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。

  3.经由专业会议服务公司代为处理。

  4.经由主办单位的住宿组人员负责。

  (三)预定会议住宿的方式:会议期间可能需要大量的房间,这些都必须事先预订,否则会造成住宿方面的问题,特别是遇到旺季,可能找不到房间可以住,在此针对会议住宿的方式分别作说明。

  订房卡:如果会议需要住宿的人数不多的话,可以直接向饭店或会议中心索取订房卡,是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由参会者直接向饭店订房。

  这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制,在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误,通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认,另外也可以注明有任何税金或服务费。

  另外还有一点也很重要,就是强调订房截止日,以鼓励参会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。

  住宿单:住宿单通常使用在小型会议,由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人,要求他填写陪同人员名字,希望哪种房间,抵达与离开日期,将表格资料填在住宿单中给饭店,并告诉饭店收款方式,内容包括:

  1.注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。

  2.注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。

  3.房间只保留到抵达日的下午6时,还是由邀请单位全权负责。

  4.要求饭店在寄上确认信前,先由邀请单位核对后再分别寄给他们。

  一旦房数被确定后,住宿局/观光局会提供你一份饭店资料,让你参考与选择,然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。

  如果可能,最好实际去看一下使用饭店房间的设备,这不但有助于你房价的讲价,同时提出一些参会者可能会问的问题,请饭店人员答复,同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。

  特别预订:有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体,并给予特别处理,例如:总计预订400间,40间为VIPs(贵宾)使用,其余360间为参会代表,使用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待。

  详细与饭店业务代表讨论细节,并诉诸文字,彼此要了解:

  1.特别预订多少房间,什么类别和房价。

  2.预订的作业程序。

  3.什么时限内未使用的房间转到一般预约中。

  在决定特别预订前,可能需要不同表格,对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日,对于贵宾(VIPs)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。

  工作人员房间预订和免费房间:在一般参会者住宿安排开始前,先分派好工作人员住宿和免费房间。

  一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员,包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间,由谁支付房间费和附带费用(如电话、洗衣等)。工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格,来降低主办单位的成本。

  最好注明他们的身分,因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾(逮VIPs)特别礼遇(如送水果、小礼物等),你可能也希望将确认函直接给你,由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。

  (四)住宿表格的内容:住宿表格通常由会议筹办人草拟、由主办单位印制,但准备表格前先确认

  有关作业原则,例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。

  虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料,一般标准表格包括下列内容:

  1.主办单位名称。

  2.会议名称。

  3.会议日期。

  4.会议地点。

  5.收件截止日期。

  6.确认函回信地址。

  7.各饭店的房价。

  8.税金明细。

  9.饭店的地理位置图。

会议方案 篇2

  1、交通费用,交通费用可以细分为:

  (1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机尝码头至住宿地的交通

  (2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

  (3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机尝车站、港口交通费用。

  2、会议室/厅费用

  具体可细分为:

  (1)、会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

  (2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。

  (3)、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。

  (4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保舰媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

  对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。

  3、住宿费用

  住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

  正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

  4、餐饮费用

  会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。

  (1)、早餐

  早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)

  (2)、中餐及午餐

  中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐形式,按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

  (3)、酒水及服务费

  通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

  (4)、会场茶歇

  此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

  (5)、联谊酒会/舞会

  事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认:

  6、视听设备

  除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:

  ●设备本身的租赁费用,通常按天计算

  ●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理

  ●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理

  c、演员及节目

  通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

  d、其他——点心、水果及调制色酒

  5、杂费

  杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打英临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保舰翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用。