第四章 执法档案的保管与利用

　　第二十四条 各级交通行政执法机构应建立适合档案管理需要的执法档案室，为档案的安全保管和提供利用创造必要的条件，应配备档案箱柜和温湿度调控设备及其它必要的设备，如计算机、彩色打印机、复印机、刻录机、扫描仪、防磁柜等。档案室应符合防火、防水、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防高温、防虫鼠等要求。

　　第二十五条 执法档案管理应纳入交通行政执法信息系统，同步发展，根据需要和可能，采取先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、数字化 。

　　第二十六条 各级交通行政执法机构应指定相对固定的专人负责执法档案管理，档案管理人员应熟悉交通行政执法业务和档案管理专业知识。

　　档案管理人员调动工作时，应在离职前做好交接手续。

　　第二十七条 档案室管理要做好室内的温湿度记录，注意调节和控制室内的温湿度，定期进行档案室的安全检查，确保档案的安全。发现档案有破损、虫蛀、褪色等现象时，要及时报告交通行政执法机构分管档案的领导，并采取积极有效措施，保护档案的安全。

　　第二十八条 各级交通行政执法机构对归档的档案，应当区别其内容和载体，按照便于保管、方便利用的原则进行分类保管，正确进行排架，根据档案利用的需要，建立科学高效的检索工具，为档案的利用提供方便。

　　第二十九条[ 执法档案的保管期限分为永久和定期。具体保管年限按照执法档案的利用价值确定，各类执法档案的保管年限见附件10。

　　第三十条 执法档案的利用，是指对档案的阅览、复制、摘录。 凡需利用已归档的执法档案，应履行审批手续，并做好利用情况登记，利用结束后，应当及时归还档案。任何单位和个人不得损毁档案或者在档案上涂改和作文字标记。

　　交通行政执法机构内部查阅或借阅，应经交通行政执法机构分管档案的领导同意，方可查阅或借阅。借阅的卷宗，应限期归还。

　　交通行政执法机构以外人员因公查阅执法档案，应持公务介绍信和本人工作证、身份证，经交通行政执法机构负责人同意，方可查阅。

　　查阅执法档案时，原则上不得带离现场，可以抄录、复印，并由档案管理人员将复制内容登记备案。经批准抄录、复印的归档文件，由档案管理部门核对无误后，加盖交通行政执法机构印章，可与档案原件同效。

　　案卷归还时，档案管理人员应认真清点，签字核收。

　　第三十一条 声像档案实行两套制管理，以复制件提供利用。借出的声像档案不得转借他人或擅自复制。

　　第三十二条 对电子文件采用网络的方式利用时，应采取身份认证、权限控制等安全保密措施，并遵守有关的借阅规定。

　　第五章 执法档案的鉴定与销毁

　　第三十三条 县级以上交通行政执法机构应成立档案鉴定小组，定期对已超过保管期限的执法档案进行鉴定，提出存毁意见，并形成鉴定报告提交交通行政执法机构负责人审批。

　　被鉴定为仍有保存价值的档案，重新确定保管期限登记归档保管。

　　被鉴定为已无保存价值的档案，逐卷登记造册，经交通行政执法机构负责人批准后销毁。

　　第三十四条 销毁到期经批准应销毁的档案时，档案鉴定小组应指定两个以上人员在指定地点监销，监销人在销毁档案前认真清点复核，销毁后分别在销毁清册上签字，以示负责。

　　任何人不得将应销毁的档案用作其他用途。

　　第三十五条 档案鉴定和销毁过程中形成的有关鉴定工作的申请、报告、销毁档案清册等，应移交档案管理部门，永久保存。

　　第六章 执法档案的评查考核

　　第三十六条 执法档案工作应建立评查考核制度，上级交通行政执法机构应每年至少组织一次对其下一级的交通行政执法机构进行评查考核，评查考核情况应纳入行政执法工作质量年度考核。

　　第三十七条 执法档案评查考核应坚持“程序与实体并重”、“合法性与合理性并重”的原则，既坚持实体的合法性与适当性，又注重程序的合法性和公正性，对交通行政执法工作情况及实施行政处罚自由裁量情况等进行全面评查。

　　第三十八条 实施评查的机构应组织相对专业的人员组成评查考核小组，严格根据相关规定制定评查考核标准，实地抽查案卷，进行评查考核。

　　第三十九条 实施评查的机构应记录评查结果，通报评查情况。对评查发现问题，应及时指导相关机构依法进行纠正。

　　第七章 责任追究

　　第四十条　违反本办法的交通行政执法机构，由交通行政管理部门或有关部门视其情节责令限期整改、通报批评或建议同级政府取消其评比先进的资格。对有关交通行政执法人员，由交通行政执法机构依照有关规定给予批评教育、离岗培训、调离执法岗位、取消执法资格等处理。

　　第四十一条 有下列行为之一、情节一般的，由交通行政管理部门或有关部门对直接负责的主管人员或其他直接责任人员依法给予行政处分：

　　(一)损毁、丢失档案的;

　　(二)擅自提供、抄录、公布档案给本部门以外的单位和个人的;

　　(三)擅自伪造、编造、篡改、销毁档案的;

　　(四)档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

　　第四十二条 由于档案材料经办人员、管理人员失误、失职，造成执法损失的，由直接责任人承担责任，赔偿损失。

　　第四十三条 违反《档案法》及本办法有关规定，情节严重的，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

　　第八章 附则

　　第四十四条 本办法由广东省交通运输厅和广东省档案局负责解释。

　　第四十五条 本办法自2014年 月 日起执行。