6.归档工作:企业文件材料的归档工作是企业档案工作的基础，贯彻于文件材料的形成、积累、整理、交接过程。

　　归档，办理完毕具有保存价值的文件经系统整理交档案部门保存的过程。

　　符合归档三个条件:一是办理完毕;二是保存价值;三是系统整理。

　　办理完毕:是指文件相应的文书处理的程序已经完成，不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。

　　例如:(1)发文:经过起草、核稿、签发等环节，发出后，这份文件就称为“办理完毕”。可以归档。

　　(2)收文:不论是批复文件，还是通知，在收到以后，在文书处理上就称为“办理完毕”。收文要选择性的归档。

　　价值

　　归档主体，以本企业产生的有价值文件材料为主体。

　　防止:有档不归，有文必归。

　　收文的归档，要有选择性和针对性。选择针对本企业的批复或者本企业正在执行的有价值的文件。防止所有收文都归档这种情况。

　　请示性文件，没有接到批复文件，请示性文件不归档是

　　错误的;甚至有的单位把请示文件处理了，更是错误的。

　　7.分类

　　分类:执行能源办[1991]231号《电力工业企业档案分类规则0-5大类》

　　分类:分到一级或者二级类目

　　分类方案:年度-问题(分类)-保管期限-件号

　　方案一:2006-0(党群)-永久-1

　　2006-0(党群)-长期-1

　　2006-0(党群)-短期-1

　　方案二:2006-0(党群)-永久-1

　　2006-1(行政)-永久-50

　　依次类推

　　集团公司要求所属企业，文书档案仍执行电力工业企业分类表0-5大类。

　　以下错误的归档方式，请现行修改:

　　个别单位，发文按照大流水分保管期限装盒归档;收文按照大流水装盒归档;这种情况是不符合国家档案局的要求。

　　8.归档时间、装订、档案盒脊背填写要求、各式检索目录

　　归档时间:文书档案归档在第二年6月底以前完成上一年度的归档工作。

　　装订:建议不装订。作为永久、长期保存的档案必须拆

　　掉不符合要求的金属钉、塑料装具等;短期可以

　　不拆除金属钉，塑料装具等必须拆除。

　　档案盒脊背填写要求:(1)用档案盒同色纸打印出来条目，粘贴档案脊背上;

　　(2)用盖章、手填方式(首选)。

　　不允许在脊背上粘贴“白条”。

　　检索目录:必须具备符合要求的各式检索目录:文号检

　　索目录、分类检索目录、专题检索目录等。

　　档案系统应具备输出各式检索目录的功能。

　　检索工具装订方式:按照分类或者年度装订成册的。

　　顺序为:“归档文件目录”封面+“归档文件目录”+“备考表”

　　9.“件”

　　正本、定稿为1件(红头、红章为正本，起草的文稿为定稿);

　　正文、附件为1件(正文所依附的附件，附件是正文的补充);

　　原件、复制件为1件(被转发文:红头、红章原件;经过复

　　印的复制件);

　　转发文、被转发文各为1件;

　　请示、批复各为1件(建议做2件，尤其上级单位的批复);

　　报表、名册、图册等各为1件;

　　会议文件，如果有领导讲话，最好也单独为1件。责任者

　　登录领导全名，不得使用X总等称谓。

　　排序:(1)以转发文件为例

　　正文(红头红章)-被转发文件的复印件-定稿(起草的文稿)-转发文件的原件(红头红章)。

　　被转发文件原件依附有文电处理单或者收文处理单，“处理单”要附在“被转发文件原件”的前面，“归档章”盖在“处理单”上。

　　(2)同一事由的排序，可以按照时间、文号等形式排序。相对集中。

　　10.“归档章”

　　归档章的大小，严格按照标准，不要任意添加内容。

　　归档章，盖在每1件归档文件的首页、上方、居中、空白的位置上。

　　归档章包括“六”项内容，只须填写其中“四”项。全宗号、馆编件号不用填写。

　　全宗号、馆编件号:不填。档案馆接收党政机关、行政事业单位的档案，档案馆(局)给予被移交档案单位的代号。企业不向档案馆移交，这两项为空。

　　年度:必填项目，阿拉伯数字，4位。不允许只填后两

　　位。例如:06。

　　室编件号:必填项目，填写文件排列的顺序号。

　　问题:必填项目。直接填写分类号。

　　保管期限:必填项目，建议使用汉字全称。可以用简称(汉字)永、长、短;可以用代码。

　　注意:(1)填写“档号章”必须使用符合档案要求的书写材料，不能使用铅笔等。

　　(2)电力企业都是按照分类表进行归档，在制作档号章、档案盒时，机构这个两个词不用印制，直接省略。

　　11.编目

　　编目包括“归档文件目录”封面;“归档文件目录”;“备考表”

　　“归档文件目录”应注意的问题:

　　件号:是文件的排列顺序号，件号是指固定归档文件的排列

　　先后顺序的重要标识。一定要准确。件号与实物一定

　　相符。

　　责任者:必须与印章同样，不得使用简称，不能使用本公司、本单位等字样。个人必须使用全名，不得写X总。

　　文号:照实抄录，文件代字、年度、顺序号都不能省略。字、

　　虚号，可不用抄写。

　　公文也有要求，在编制文件代字时，不允许有字、虚

　　号“0”等字样。

　　题名:照原文抄写，不能简写、缩写。如果没有标题或者需要补充标题内容，加注“[]”，自拟标题。登录会议纪要等要自拟标题。

　　日期:月、日是1位数字，在前面加“0”。标准为20070101或者20071203。中间不用加“.”、“_”等字符。

　　页数:是每件文件的页数。

　　备注:可以对这件文件加以特殊标注。例如:此份文件带有“密级”，在备注一栏标注“秘密”等字样。

　　“备考表” 应注意的问题:

　　盒内文件情况说明:(1)文件收集齐全完整程度。例如:依据来文，形成上报的公文，依据文件是否归档;批复公文，请示文件是否附在批复后面?

　　(2)文件本身的状况:字迹模糊、缺损，复印、传真件等情况;

　　(3)整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况;

　　(4)声像材料的说明。

　　整理人:负责该盒归档文件的人员姓名，明确责任，亲笔签

　　字，不允许使用手戳或者系统产生的签名。

　　检查人:负责检查归档该盒文件整理质量的人员姓名，亲

　　笔签字，不允许使用手戳或者系统产生的签名。

　　整理人、检查人:一是档案人员或者档案负责人;二是档案负责人或者负责档案部门的负责人。

　　目录的排序:“归档文件目录”要放在这盒归档文件的首页;“备考表”放在这盒归档文件的最后。