第五章 档案材料的排序与编目

　　第十五条 每类干部档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接可材料形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编写页数。

　　第十六条 档案材料排序的基本方法：

　　(一) 按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十材料;

　　(二) 按档案材料内容的'主次关系进行排序的：第五类、第六类、第八类材料。其中第五类、第八材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。

　　(三) 第九类材料可根据不同层次干部的档案材料情况，采用按时间顺序或材料性质相对地集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是：1、工资情况的材料;2、任免材料;3、出国、出境材料;4、其它材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。

　　第十七条 每卷干部档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。具体要求：

　　(一) 按照类别排序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写，

　　(二) 根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，要适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明。

　　(三) “材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间，复制的档案材料，采用原材料形成时间。

　　(四) 填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份(包括附件)，材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料，表格，应如数填写。

　　(五) 书写目录要工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写目录。填写目录后，要检查核对，做到准确无误。

　　(六) 书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。

　　第六章 复制与技术加工

　　第十八条 档案材料载体变质或字迹退色不清时，须进行抢救。抢救材料，一般可采用修复、打印，抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料，必须认真细致，核对无误，注明复制单位和日期。

　　第十九条 建立档案副本的材料不够时，可选择正本中的材料进行复制，将复制件存副本，其极光件必须存入正本。

　　第二十条 为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则，破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。其主要方法：

　　(一) 对超出16开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行剪裁;不能剪裁的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠，横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字，照片不得损坏，便于展开阅读。

　　(二) 对破损、卷角、折皱和小于16开规格的档案材料，要进行裱糊，主要方法有：单面裱糊、夹面裱糊，开窗裱糊，鱼鳞或梯形托裱，胶纸粘贴等。裱糊用的衬纸，必须采用白纸。浆糊和胶水必须能防虫蚀不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料要凉干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤。

　　(三) 对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须进行加边。打眼装订，不得压字和损伤材料内容。

　　(四) 拆除档案材料上的大头针，曲别针，订书针等金属品，以防止氧化锈毁材料。

　　第七章 装订与验收入库

　　第二十一条 每个干部的档案材料，必须装订成卷，装订后的档案，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符;卷面整洁、全卷整齐、平坦，装订结实实用，具体做法：

　　(一) 将目录与材料核对无误。

　　(二) 把全卷材料理齐。材料条件好的应做到四面整齐，条件较差的，以装订线一边和下边两面为齐。

　　(三) 在材料左侧竖直打上统一的装订孔，孔距规格应符合《条例》附件一的规定。

　　(四) 一律使用《条例》附件一规定的标准干部档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。

　　第二十二条 干部档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查，经验收合格后，方能入库。

　　第八章 整理工作的注意事项

　　第二十三条 干部档案整理工作人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部档案工作的有关规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。

　　(一) 在整理档案时，严禁吸烟，以确保档案的安全。

　　(二) 不得私自涂改，抽取或伪造档案材料。

　　(三) 不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分别视情况予以处理。

　　(四) 在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露干部档案内容。

　　第九章 附 则

　　第二十四条 本细则由中央组织部干部档案工作部门负责解释。

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