山西省重大活动档案管理办法

　　《山西省重大活动档案管理办法》经2016年9月9日省人民政府第131次常务会议通过,现予公布,自2016年10月20日起施行，下面是版的详细内容。

　　山西省人民政府令

　　第245号

　　《山西省重大活动档案管理办法》业经2016年9月9日省人民政府第131次常务会议通过，现予公布，自2016年10月20日起施行。

　　代省长楼阳生

　　2016年9月11日

　　第一章 总则

　　第一条为了规范重大活动档案管理工作，确保重大活动档案的齐全、完整、真实和安全，更好地为经济社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《山西省档案管理条例》等法律法规，结合本省实际，制定本办法。

　　第二条本省重大活动档案的形成、归档、收集、整理、移交、接收、保管和利用等工作适用本办法。

　　第三条本办法所称重大活动，是指本省各级机关、团体、企业事业单位以及其他社会组织在省内外、境外组织举办的涉及政治、经济、科学、文化、教育、卫生、体育、外事、宗教等方面具有一定行业性、地方特色、国家意义或者国际影响的会议、节庆、会展等大型活动;突发事件的应对处置活动;关系改革、发展、民生等专项或者综合性的工作活动。

　　本办法所称重大活动档案，是指在上述重大活动过程中形成的具有保存利用价值，经过归档处理的文字、图表、音像、数据、实物以及其他形式的原始记录。

　　第四条重大活动档案工作遵循统一领导、分级负责、完整归档、系统整理、集中管理、有效利用的工作原则。

　　第五条凡属重大活动中形成的文件材料，应当归档保存，任何组织和个人不得据为己有或者拒绝归档;未列入归档范围的文件材料，应当编制文件销毁清册，经单位主要负责人审批后方可销毁。

　　第六条凡属重大活动中形成的涉密文件，应当依法加强安全管理，未经解密，不得进行寄存托管、档案整理业务外包和数字化加工。

　　第七条县级以上人民政府应当加强对重大活动档案工作的领导，建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制，协调解决本行政区域内重大活动档案管理工作中出现的问题，保障重大活动档案管理工作所需经费。

　　县级以上人民政府应当对重大活动档案管理方面做出突出贡献的单位和个人予以表彰奖励，对重大活动档案捐赠者给予一定的经济补偿。

　　第八条参与重大活动的工作人员要做好文件材料的形成和积累工作，依法保守国家秘密;参与重大活动档案管理的工作人员，应当具备档案管理专业知识和业务技能，履行职责，恪守职业道德。

　　第二章 主办单位职责

　　第九条主办单位负责重大活动过程中档案的形成、归档、收集、整理、保管、利用和移交工作。

　　县级以上人民政府作为主办单位的，执行单位或者承办单位履行前款规定的职责。

　　第十条主办单位应当将档案管理纳入重大活动管理范畴，成立专门的档案管理机构，明确重大活动档案管理的责任部门和责任人，保障重大活动档案工作经费。

　　单位独立举办的非周期性的重大活动，或者联合其他单位举办的.重大活动，应当将同级档案行政管理部门纳入重大活动档案管理机构，并在重大活动确定后20个工作日内书面告知。

　　第十一条主办单位制发的重大活动实施方案、应急预案和项目计划任务书，应当明确重大活动档案管理机构的职责范围和目标任务。

　　第十二条主办单位应当按照国家有关规定建立重大活动档案形成责任制，利用现代化的技术、手段，开展重大活动重要片段采集和全程记录工作，编制和实施各类文件材料归档范围和保管期限表。

　　第十三条主办单位应当对参与重大活动的工作人员进行培训，提高重大活动档案管理效率和质量。

　　第十四条单位独立举办重大活动的，应当将本单位所有参与部门、工作人员形成的文件材料收集齐全，科学整理;其档案归入本单位档案全宗，另设类目妥善保管;编制专题目录、概要，开展档案信息化建设，发挥重大活动档案的现实效用;保管期满后按规定向同级国家综合档案馆移交，保管条件不具备可能导致档案不安全或者损毁的，可以提前向同级国家综合档案馆移交。

　　第十五条两个以上单位不分主次、联合举办的重大活动，相关单位应当将重大活动中各自形成的文件材料收集齐全，系统整理，活动结束后6个月内各自向同级国家综合档案馆移交，特殊情况需要延期移交的，须经同级国家综合档案馆同意，并向其报送重大活动档案目录。

　　第十六条两个以上单位分主次、共同举办的重大活动，主办单位应当将重大活动中所有参与单位、工作人员形成的文件材料收集齐全，统一整理，活动结束后6个月内，由主办单位向同级国家综合档案馆移交，特殊情况需要延期移交的，按本办法第十五条办理。

　　第十七条临时机构举办的重大活动，应当邀请同级档案行政管理部门参加，直接负责重大活动文件材料的管理工作，活动结束后1个月内向同级国家综合档案馆移交。

　第三章 协办单位职责

　　第十八条协办单位应当成立专门机构或者指定专人负责重大活动所承担项目中形成的各类文件材料的归档、移交工作。

　　第十九条协办单位应当参加主办单位组织的档案专业培训和档案协调工作，按照档案专业要求，妥善管理活动期间所形成的文件材料。

　　第二十条协办单位应当在活动结束后10个工作日内，将列入重大活动文件材料归档范围的各种原始记录向主办单位移交。

　　第四章 档案部门职责

　　第二十一条县级以上人民政府档案行政管理部门负责监督、检查、指导本行政区域内重大活动档案管理工作。

　　第二十二条县级以上人民政府档案行政管理部门接到主办单位邀请参加重大活动档案管理工作的通知后，应当及时委派专业人员提前介入，协助主办单位进行档案专业培训，制定重大活动档案管理工作方案，确定重大活动文件材料归档范围。

　　第二十三条县级以上人民政府档案行政管理部门参与的重大活动，可以采用录音、摄影、摄像等技术手段直接采集、记录重大活动。活动结束后5个工作日内将采集、记录的信息移交主办单位统一归档整理。

　　第二十四条国家综合档案馆应当建立重大活动档案征集制度，采取收购、征购、合作开发等方式征集重大活动档案。

　　第二十五条档案行政管理部门应当鼓励个人、社会组织向国家综合档案馆捐赠、寄存重大活动档案，对捐赠、寄存档案的保管和利用，按照国家有关规定执行。

　　第二十六条国家综合档案馆对移交进馆的重大活动档案，应当设立专门全宗，科学管理，进行缩微处理和数字化加工等，实施异质异地备份。

　　第二十七条国家综合档案馆应当加强重大活动档案的开发利用工作，建立现代化的检索系统和信息共享平台，通过展览陈列、汇编史料等形式，依法向社会公布不涉密和非控制使用的重大活动档案信息，满足社会利用需求。

　　提供社会利用的重大活动档案，应当提供复制件或者数字副本，附有档案馆印章标记或者法定代表人签名的，具有与档案原件同等效力。