3W式结构的英文简历

时间:2021-08-31

3W式结构的英文简历

3W式结构
  一封商务信函的全文结构可以用3W 来表示,即:Why do you write the letter? (第一部分) ;What’s the detailed reason? (第二部分) ;What do you expect your reader to do? (第三部分)。我们在上文中已经提到过,商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。收信人或许每天都要看很多的信函,一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦,从而对写信人的印象大打折扣。
  1、第一部分(Why do you write the letter?):在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信,如:
  例(1):I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.
  这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意力集中在问题的重点上。不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。
  在这方面,我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候,不要为了追求客气而落入俗套。
  例(2):It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.
  这样的信函开头不仅罗嗦、冗长,而且会给收信人一种错觉:这是一封朋友之间相互问候的私人信件。因而将它搁置一边,待自己较为空闲时再看,很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。
  2、第二部分(What’s the detailed reason?):即商务信函的征文,叙述事实或者理由来支持信里的第一句。会显出你郑重其事、思想缜密。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点,在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。如:
  例(3):I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, our accountant. We are not able to settle any of our outstanding balance.
  简明地告诉对方未按时付款的'原因是因为会计生病了,没有一句多余的话,既解释了未按时付款的原因,又道了歉。没有让人感觉既讨厌又烦人的罗嗦。要记住:你不是想给收信人添麻烦,而是想让他同意你的意见,接受你的要求。所以,写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写的简洁明白。
  3、第三部分(What do you expect your reader to do?) :结尾是提出要求或者提请注意。不要有任何多余的话,因为那样可能会使写信人的要求不够明确突出,简洁的表达更能突出重点,以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。如:
  例(4):Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.
  短短的一句话就告诉了对方两层意思:①随信附上了100万美元的支票;②受到支票后请通知写信人。
  以上例(1)、(3)、(4)构成了一封重点突出、清楚明白的商务回复信。简明扼要,没有一句冗言、废话,也没有一句虚礼客套。套用一句称赞美女的话说就是“增之一分嫌多,减之一分嫌少。”,可谓商务英文信函中的上佳之作。
  当然,我们还需要注意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样,没有一个多余的词。有时为了给书信增添几分人情味,加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧。问题是写作者如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度”。删繁就简是必须的,但是我们主张删除的是那些不增加任何新的信息的无实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子。
 

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