问题一、我希望我的听众知道什么?

　　开始准备简报前，你先问自己第一个问题：我希望我的听众知道什么?思考过后，你决定你要让他们知道，其实有更好的方法，把电子邮件运用的更有效果。这是你心中笃定的感觉，可是你没有数据去证明。所以，你开始在网路上做快速的搜寻，并且发现商务人士平均花三到四个小时在阅读、书写以及管理他们的电子邮件信箱。很幸运地，你找到一则来自《哈佛商业评论》的文章，所以这下你可以确定，你的听众都会相信你提供的这则讯息。

　　问题二、我希望我的听众们看到什么?

　　接着，你进行下一个问题：我希望我的听众们看到什么?

　　商务人士每天工作八到十个小时，所以，在他们的工作时间中有超过40%都花在那些电子邮件上，这还不包括接听电话和开会，到底他们何时有空去处理他们真正的工作──那些他们被花钱请来做的工作?这就是你希望他们看见和感受到的：为了让工作更有生产力，他们需要更多时间专注在工作上、少一点时间去使用电子邮件。

　　所以，你决定创造两个例子：当人们用习以为常的方法读写他们的电子邮件，会发生什么事?而当他们改变习惯，用更能达到效果的方法处理电子邮件，又会发生什么事?你比较两种情境，并且展示给他们看这样，如果听从你的建议，可以省去多少时间。你用了很简洁、有吸引力的投影片让他们知道两者的不同。

　　问题三、我希望我的听众们怎么做?

　　一旦你确定你的听众已经感受到「改变习惯」的价值，你就可以进行最后一个问题：我希望我的听众们怎么做?理所当然地，你会列出一张让开始更有效率使用电子邮件的「动作清单」，在投影片上放上三到五个建议，然后请你的听众们提问。以下是五个「动作」的例子：

　　1、一天只要花三次时间检查自己的电子邮件信箱，并且关掉新邮件的.通知功能。

　　2、使用「搜寻」功能来找出讯息，不要把来自同一个人的邮件往返一一打开又关起来。

　　3、读信的同时也做回覆的动作，这样才能省时间。如果这个讯息没有储存的必要，回覆后就可以删除了，你的信箱才不会塞满不必要的讯息。

　　4、撰写信件时尽量简短、贴心。利用条列式的方法表达你的想法，尤其是「To-do」清单。

　　5、不要「回覆所有人」，那会使得需要读写这封邮件的人呈倍数增加。写给那些真的确定、绝对、必须要知道你邮件讯息的人。

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