一、 整体情况

　　1、晚会主题名称：贵阳医学院计算机协会20xx年迎新晚会

　　2、晚会目标：欢迎新会员,展现同学们的才艺,选举新的干部成员,扩大计算机协会的影响力

　　3、时间：2016年9月28日19：00-21：00

　　4、地点：贵阳医学院70教

　　5、主办单位：贵阳医学院计算机协会

　　6、晚会筹备工作管理方式：阶段式管理和项目式管理相结合

　　二、工作人员和项目组

　　1、工作人员

　　顾问老师：黄老师

　　统筹组：会长，副会长

　　2、项目组：

　　(1)第一项目组：流程组

　　组员：会长，组织部，秘书部，技术部，电子竞技部，生活部

　　任务：

　　a、负责节目的编排及晚会全流程的衔接

　　b、准备好晚会所需的一切服装道具物品;

　　(2)第二项目组：宣传组

　　组员：宣传部，技术部

　　任务：a、利用海报(包括手绘和喷绘海报)、横幅、传单等方式开展宣传

　　b、现场摄影及DV摄像

　　(3)第三项目组：礼仪组

　　组员：会长，秘书部，生活部，技术部

　　任务：

　　a、确定晚会邀请的嘉宾并且及时送出请柬;

　　b、划分座位区域，保持会场礼仪;

　　c、物品购买及工作证制作：包括晚会小礼品及请柬等;

　　d、晚会当日准备好会场服务物品，如水杯、茶叶等，并接待好领导及老师

　　(4)第四项目组：突发组

　　组员：组织部，生活部，电子竞技部

　　任务：处理突发状况

　　三、各阶段任务及工作分配

　　1、晚会前三个阶段：

　　(1)晚会策划及准备期(9月24日到9月27日)：

　　本阶段主要完成宣传、嘉宾邀请、物品的购买，会员证制作;

　　①宣传：由宣传组负责。海报设计及张贴、横幅;

　　②嘉宾邀请：由礼仪部负责。邀请团委老师，指导老师，社团联合会，

　　③物品购买：由礼仪组负责。购买会场所需物品，征求各部意见。

　　(2)晚会协调期(9月28日白天)：

　　本阶段主要完成场地布置，晚会全过程确定。

　　①场地布置：礼仪部负责。

　　(3)晚会期

　　本阶段主要完成晚会全过程

　　a、安排成员进入会场并入座，

　　b、给会员介绍来宾，指挥鼓掌欢迎嘉宾发言。(此时嘉宾未到场)

　　c、迎接嘉宾入场，入座。

　　d、会长说话

　　e、嘉宾说话

　　f、欢送嘉宾离席。

　　g、宣传协会学期计划

　　h、干部选举

　　3、晚会后期工作：

　　(1)书面总结

　　(2)照片制作及宣传

　　四、停电应急方案：

　　(1)若晚会前停电，晚会最多推迟1小时即20：00举行，此间观众自由处理自己的时间;如果20：00仍没有正常供电，则由主持人宣布晚会改天举办。

　　(2)在晚会前半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布晚会改天重新举行;在晚会后半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布晚会闭幕。

　　(3)其它紧急情况发生时，由突发组负责处理。