电子文件的种类及管理论文
时间：2021-08-31电子文件的种类及管理论文
一、电子文件的种类
1、以“载体的异同”划分标准，可以把电子文件分为光盘文件、硬盘文件、软盘文件和磁带文件。光盘文件要通过光盘驱动器识读，硬盘文件要通过硬盘驱动器识读，软盘文件要通过软盘驱动器识读，磁带文件要通过磁带机识读。
2、以“文件的不同用途”分，又可以把文件分为程序文件和数据文件两大类。程序文件是管理设备、生成数据的文件，数据文件是供人们利用加工的数据信息的集合。程序文件又有系统软件和应用软件之分。而我们常用的是应用软件，应用软件里数据库文件形成的数据关联性强，非数据库文件内的数据关联性弱。
3、以“不同属性”为划分标准，文件又有文本文件、超文本文件和纯文本文件之分。文本文件带有一定的格式；超文本文件是集文、像、声于一体的多媒体文件；纯文本文件是不带格式的文本文件。
4、以“数据的表现形式”为划分标准，它有字符文件、表格文件、图文混排文件、数据库文件、图形文件、动态影像文件与声音文件之分。
5、各类数据文件，按“依存环境”分，又有WPS文件、DOC文件、XLS文件、DBF文件、BMP文件、CAD文件、TXT文件等基于不同的应用软件产生的各种格式文件。格式不同，所需操作条件就不相同，操作方法也有不同。
单位内的电子文件分类，也可参
照国家档案局制订的《工业企业档案分类试行规则》划分，把单位的全部电子文件划分成公务文书类、科技图文类、财会文件类、人事文件类。然后，借鉴纸质档案分类按地区、专业等进行电子文件细分类别。
二、电子文件的管理
1、电子文件的检索原则应当是方便利用和便于文件保密。但电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索，基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反应速度。但是，如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样会制约检索速度。另一方面，电子文件也需要保密或限制利用。有些文件属于企业内部机密，对于这一部分文件，一般的用密钥加以控制。对于企业的.核心机密，应当采用更加稳妥的保密手段。
2、电子文件的甄别也是需要我们加以考虑的问题。这个问题的关键是区别电子文件真伪、区别电子文件的原件与复制件。电子文件进入网络运行后，其复制是极为便利的，我们必须认真考虑电子文件的真伪识别问题。
3、电子文件的鉴定与归档。电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中，只有那些对本单位工作具有查考利用价值的，一定要作为电子档案保存下来。其余的电子文件就可以在机内删除或短期保留。
4、电子文件的鉴定，也存在着区别真伪问题。档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件；否则，电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件（纸质）归档，以保持该电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。
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