论现代虚拟办公室的管理模式论文

时间：2021-08-31

　　[摘要]虚拟办公室是信息时代的新潮流，它使得员工能不必依赖工业时代的办公条件，同样可以进行现代化的办公。与传统办公模式相比具有灵活、效率高等特点，是符合现代社会发展的一种先进的办公模式。

　　[关键词]虚拟办公模式;管理;团队重构

　　随着经济全球化和信息技术的发展，对有些人而言，工作不再是到办公室去，而是完成一些具体事情，这就是虚拟办公室工作模式。计算机与互联网技术的发展，使我们的学习、生活、工作方式发生了巨大的变化，完全改变了人们工作、学习、交流的习惯。人们已经意识到这种改变正在影响着我们的社会。虚拟办公是信息社会的产物，虚拟办公室是信息时代的一种新办公形式，它有很多种模式，如远程办公模式、在家办公模式、旅馆办公工作模式、完全流动办公模式等。虚拟办公室用计算机网络取代传统的私人办公模式，使得员工不必依赖工业时代的办公条件同样开展业务，能更自由地支配时间，因此备受越来越多的公司和员工的亲睐，已成为信息时代的新潮流。

　　一、现代虚拟办公室模式的优势

　　虚拟办公室之所以能迅速成长为信息时代办公的新潮流，源于虚拟办公室和传统的办公方式相比具有很多优势，主要体现在以下几个方面：1.降低办公成本在虚拟办公方式下，取消了大量的私人和公用办公室、档案柜、办公设备。据有关统计资料显示，采用虚拟办公模式至少可以节省15%—18%的办公空间，因为有效地减少了办公空间，不但节省了盖办公楼的费用或租用房屋的租金，而且还减少了为雇员聚集开会、讨论而支付的旅行、办公费用和重新安置员工的费用，它还使得组织有可能减少某些雇员，如秘书、清洁工、电工、建筑工的聘用，从而节约工资和福利支出，有利于降低办公费用。这是越来越多的公司采用这一办公模式的主要原因之一。

　　2.加快信息汇集和流动

　　虚拟办公方式下的员工散居在各地，由于采取了先进的信息技术，可以及时地进行信息交流，防止信息滞留，并能很容易地实现信息共享，从而加快了信息汇集和流动。

　　3.弹性的工作时间促进工作效率

　　在虚拟办公方式下的员工，不必每天赶着到办公室报到，它可以节省员工每天花在上班途中的时间，从而使员工有更多的时间与客户接触，更灵活地控制自己的时间，提高劳动生产率。

　　4.节约的时间可以用来更多地与客户进行联系交流在虚拟办公方式下的公司，可以通过计算机网络对员工进行严格而合理的监控，有助于公司建立客户关系档案，可以有效的防止核心员工跳槽而带走客户。此外，由于部分员工分散在各地，能方便地获取各地顾客的信息，更全面地了解顾客，并能及时解决顾客的相关问题和反映顾客的需求，有利于组织获取良好的顾客信息，尽快设计和开发出满足顾客需求的产品和服务。

　　5.柔性工作制可以获取和留住公司和组织机构所需要的优秀人才虚拟办公方式下员工的招聘，不再受员工居住地及组织机构所在地的限制，员工的来源更为广泛，这为获取很难招聘到的专业技术人员创造了良好条件，有利于选拔任用人才;同时，还可以防止因公司和组织机构或员工的迁徙而流失公司和组织机构优秀人才。另外，由于员工更多的自由支配时间，也允许优秀人才在公司兼职，公司就有更多途径获得优秀员工。

　　6.促进环保，节约资源

　　统计资料显示，在主要大城市，采用虚拟办公的公司员工的行车里程数降低了25%，这样就降低了雇员的相应开支又减低了资源的耗费，减少了废气的污染，有利于环保。

　　二、现代虚拟办公室管理所面临的问题

　　尽管虚拟办公室具有很多优点，但它毕竟是一种全新的工作方式。它是否是一种较好的工作方式?虚拟办公室在员工考核、满足感、集体感、合作精神等方面是否有不利影响?研究调查表明，许多员工对虚拟办公感到担忧，对一些人来说听起来很像裁员、部分工作制或者是很虚的“顾问性工作”，他们对自己的工作感到担忧，觉得没有安全感。有些人因为失去日常的社会交往而感到无所适从。一些人害怕打破安逸的家庭生活和高压紧张的工作生活之间的差异。高级员工也不愿意放弃经过多年努力才获得的办公室。电子化的工作似乎带来了这样的问题：那些人与人之间的交往时必须的，它还有使组织分裂的危险，人们开始担心是什么使他们团结在一起。如何保证员工的精力投入和生产率的提高。

　　虚拟办公室工作模式下由于雇员散居世界各地，可能来自不同的国家、种族和组织存在文化差异，不同语言的员工之间进行交流容易导致大量信息的流失和扭曲，是交流的主要障碍。不同文化的员工在社会化过程，对信息的感知以及某些概念比如最后期限的理解等各方面，均存在着显著地差异。这些最终都会从不同的侧面影响工作的效率和组织目标的实现。

　　此外，虚拟办公室模式下的雇员之间的交流和沟通，主要依赖于电话、传真、计算机、互联网等技术手段进行远距离的交流，无法像面对面交流一样借助面部表情、声音感染力、手势等传播富有社会、情感、非口头的信息。其次，在雇员之间的远距离沟通往往仅限于正式沟通，而与工作无关的非正式沟通大为减少。雇员之间的非正式沟通往往有助于员工体验组织文化，有助于员工满足社会关系的需求，有助于团队凝聚力的形成。这种交往的减少易使雇员产生孤立感、焦虑感。另外，沟通手段的脆弱性使得虚拟办公室面临着网络安全性等信息技术的挑战。

　　三、建立虚拟办公室模式必须解决的主要问题

　　1.改变传统的工作格局，营造宽松和有创造性的气氛虚拟办公室虽然取消了大量私人办公室和办工桌，但应保留部分工作间为特殊员工所用，用一些小的“退队工作间”或“项目工作间”代替传统的办公环境，由流动的项目或部门经理就近轮流使用，用以解决一些特殊问题。每个房间应该包含一个圆形会议桌、入网计算机接口和电话等设施。

　　还可以考虑需要时租用酒店办公用桌。此外，还应设立较大的开放的公共场所以方便雇员聚会、演示使用。

　　2.组织结构扁平化和管理人员集权化倾向的冲突组织信息化后组织结构呈现扁平化趋势，管理的层次减少但管理的幅度扩大。由于管理者的能力有限，这一转变要求分权，即授予下属更多的决策权和自主权。但管理者普遍具有集权化倾向，他们可能会通过各种途径设置障碍使得权力更加集中，从而人为地阻塞信息通道，影响组织的效率。在这一类组织中，领导的权威应更多的来源于领导者个人的能力和知识所形成的威望，而不是来源于组织结构中的“位置”所赋予的权力，应培养和选拔魅力型的领导。组织的中层管理者的角色应由考评者、监督者转变为“教练”、“领袖”，主要起协助和鼓舞下属的作用。必要时使用决策工具以帮助领导及时、迅速地作出决策。

　　3.建立适合虚拟办公模式的团队结构在采用虚拟办公工作模式的'组织中，由于雇员间存在着文化差异，沟通问题会导致员工满足感的缺乏，产生焦虑孤独的情绪，会影响团队精神及员工间的合作，所以在虚拟办公室工作模式下团队重构，实施跨文化管理显得尤为重要。我认为应从以下几个方面努力：(1)明确组织的目标、意愿在虚拟办公室成立时或新员工加入时，尽量让每个雇员了解组织的目标、宗旨，将个人目标与组织目标结合起来，并在以后的工作中通过培训等途径不断地进行强化。经常与员工沟通组织目前的状况，要求员工自我磨合与目标、宗旨之间的偏差;当组织目标和员工个人目标发生冲突时，要做好协调工作。

　　(2)建立有效的沟通机制

　　有效沟通是团队存在和发展的基础。为了实现雇员间有效地沟通，首先应解决技术上的问题，给雇员配备必需的技术装备，如便携式电脑、传真机等，并通过培训让员工熟练地掌握使用方法，同时还应配备专业技术人员负责。了解文化差异的状况及由此可能引起的问题，使之接受和认可他人的文化背景，减少由文化差异带来的冲突。

　　(3)加强沟通与社会交流

　　在虚拟办公室中雇员间的沟通仅限于远距离正式沟通，而缺乏面对面的非正式沟通。由于成员会有孤独感，组织成员的社会化程度低。因此，虚拟办公室的管理应注意促成成员的社会化，尽可能在适当的时候安排成员间面对面的交流，加强非正式沟通，在工作之余适当加一些幽默、笑话，使成员间有可能建立个人关系，减少孤独感。

　　(4)建立以信任为基础的团队文化在虚拟办公室中需要雇员间广泛的合作和交流，信任是合作的基础，建立以信任为基础的团队文化，首先意味着承认个体，对个体技能、技能、态度、行为、文化背景的认可、接受、尊重。以强调个人作用为基础，在组织中培育和倡导一种知识分享的文化氛围，但同时应有知识产权保护意识。

　　雇员间要有信息知识的分享，要有相互间的信任。

　　4.建立合理的激励模式

　　如何激励员工是管理虚拟办公室所面临的另一挑战。

　　虚拟办公室的运作，更需要员工的自我管理和自我控制。因此，建立良好的激励模式，合理合法地激励员工尤为重要。

　　虚拟办公室的雇员一般都是知识型员工，具备特殊技能，通常要采取高薪，并提供具有挑战性的工作以及良好的培训和学习机会，方向以留住人才。高薪让员工有能力照顾家庭，解除员工后顾之忧，使员工能全心投入工作;富有挑战性的工作能给员工高度的满足感、成就感;良好的培训机会，包括沟通技能和相应专门技能的培训和学习能使员工获得提高和发展。

　　5.调动员工工作积极性，做好监督管理经对在家工作员工进行调查发现：这些雇员的生产率和工作精力的投入都难以保证，除非他们跟办公室保持密切的联系。员工要从主观意识上树立以自己工作为己任的工作态度，管理虚拟办公室应对员工进行监督，让雇员跟办公室保持密切的联系，可以用公司规定和工作章程的形式明文规定，雇员每天至少应跟办公室联系两次以上，按规定上报每天工作计划及工作进展完成情况。办公室每天通过办公网络下达工作任务，还可以使用软件和程序对员工的个人电脑使用情况等进行监视。但这必须是合法地，不能侵犯员工的个人隐私权，它还应该是合理的，否则会伤害员工的感情。支持每个人为单位的总体目标创造性地工作，有时甚至强调而不公开地抵制惯例，充分发挥每个人的才智。

　　6.利用现代科技技术保障虚拟办公室安全在虚拟办公室工作模式下，员工与办公室、员工与员工之间的沟通，主要依赖于互联网、计算机、电话、传真等科技手段，而这些手段是脆弱的，如互联网易受到h客的攻击等。管理虚拟办公应注意系统的安全性、稳定性、以及系统的可靠性和可延展性。可以采用设置防火墙、对数据加密等方法防止计算机病毒和h客的袭击。另外应做好数据的保存和异地备份，防止意外事件造成巨大的损失。最后，应尽可能提供有效地沟通方式，利用网上传度3DS立体图像的技术进行有效的沟通。

　　总之，虚拟办公室是组织发展的一种新模式，是现代经济社会发展的需要，越来越多的企业采取这种管理模式，并从中获得了收益，已经成为现代化管理模式的主要趋势，逐渐成为企业的核心竞争力。

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