展会活动商务邀请函(信)结构与写法

　　⒈　封面　通常展会活动商务邀请函的封面会显示此商务函的性质。普通的商务邀请函(信)封面以展会活名称、主题、主办机构、时间、地点五项内容为主;而特殊的商务邀请函(信)。则在封面上只注明展会活动组织者或项目的名称、收信机构或人员的相关信息并注明“通知、特函、”等字样。

　　⒉　标题　由展会活动名称和“邀请函(书)或(信)”组成。

　　展会活动名称可以分为三个部分：基本部分、限定部分和附属部分。其中基本部分和限定部分构成展览会名称的主体。例如：第十届中国家电产品博览会邀请函(信)、第十二届中国国际机床机电展览会邀请函(信)。

　　⒊　称呼　邀请函的发送对象有三类情况：

　　(1)发送到单位的邀请函，应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜用泛称(统称)，以示礼貌和尊重。

　　(2)邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，前冠“尊敬的”敬语词，后缀“先生”、“女士”、“同志”等。

　　(3)网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以“敬启者”统称。

　　⒋　正文　正文应逐项载明具体内容。

　　第一部分背景说明。写明举办展会活动的背景和目的;

　　第二部分组织说明。对展会活动组织结构的进行介绍，包括的主办者、协办者、承办者等;

　　第三部分是时间与地点。根据展会活动设定的举办日期、结束日期与举办城市、地点进行描述。

　　第四部分是展会活动的具体内容介绍。

　　主要包括了展会活动的展区划分、展品设定、同期活动、展示服务、展会活动的`特点、展会活动的收费标准等相关内容;第五部分联络信息。写明联系联络信息和联络方式，包括传真、电话、邮箱、负责人等。结尾处也可写“此致”，再换行顶格写“敬礼”，亦可省略。

　　⒌　回执　回执是被邀请方根据需要和可能而给予的一种反馈信息。通常展会活动的回执内容格式统一的展会组织者进行制定。包括了：参与者单位信息、参与类型、具体展位或广告位、会议活动预定事项、参与人员信息、参与时报到信息说明等。

　　⒍　落款　展会活动邀请函的落款，通常是展会活动的组织机构名称加盖相关印章。如果是多家机构共同主办或承办，则由多家机构共同签名盖章。以证明此邀请函(信)的真实性与合法性。同时注明邀请函(信)的制作发布时间。

　　⒎　附件　附件是展会商务邀请函(信)的附属资料，与商务邀请函具有同等的法律效力。附件主要包括展会活动的相关说明、规定、制度、报展注意事项、人员信息表、服务内容等相关文件。附件是商务邀请函(信)不可分隔的一部分。

　　范文

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