述职报告的外在结构是格式化的，包括标题、称谓、正文和署名四部分。

　　标题

　　1.单行标题：“述职报告”或者“在……(上)的述职报告”。

　　2.双行标题：正题写主题，或者写述职报告类型，前者如《加快改革开放和现代化建设步伐，夺取有中国特色社会主义事业的更大胜利——在中国共产党第十四次全国代表大会上的报告》和《继往开来，与时俱进，全力以赴向国家级示范性高中冲刺——在××中学第二届教职工代表大会第四次扩大会议上的述职报告(1999—2000年度)》，后者如《政府工作报告——2001年××月××日在第七届市人民代表大会上的报告》;副题写述职场合，见上述例题。

　　称谓

　　称谓是报告者对听众的称呼。称谓要根据会议性质及听众对象而定。

　　“各位领导、代表”。称谓放在标题之下正文的开头，有时根据需要在正文中间适当穿插使用。

　　称谓一般采用提行的写法。要用“谢谢大家”等礼貌语言。

　　如一篇在教职工代表大会上述职报告的称谓：“尊敬的各位领导、来宾，全体教职工代表，全校教职工同志们”。

　　正文

　　述职报告的写法依据报告的场合和对象而定，一般来说采用总结式写法，共分四部分。

　　1.基本情况

　　履行职责的基本情况，用平直、概括、简短。

　　用最精练的文字，概括地交待，如主要情况、时间、地点、背景、事件经过等。

　　(1)工作过程。

　　(2)内容概括(成绩、经验为主)。可以将总结出来的规律性的认识、主要的经验或教训、主要的成绩或存在的问题用简短概括的文字写出来。

　　(3)主题认识。这样，听众在对报告的全貌有一个大致的.了解，也能够统领全篇，激发听取的兴趣，启发和引导听众积极思考。

　　下面是一篇在教职工代表大会上述职报告的开头，略显单调了些：“已经过去的1999—2000年度，是我校历史上的第9个年度，是“三三”设想的最后一年。在上级领导的关怀下，全校师生员工拼搏奋进，基本实现了“三三”设想的目标。在此，我向为学校发展付出了无数心血的领导们、同志们道一声：谢谢!现在，我向大会作1999—2000年度述职报告，请予审议。”

　　2.成绩经验

　　自此以下包括问题教训和今后计划共三部分，要分出层次来分析证明主题，这才能条理分明。

　　层次安排方法，一般采取横向排列(各层次独立性强，共同论证主题的正确)。

　　每一层次都要有一个小的主题，写成层义句。

　　层义句，一般写在层次前面，或者每一层次前后都要写出，也有的层义句写成了小标题。

　　可以是口号(主题句)的反复。层次中间要恰当运用材料。

　　如上例在教职工代表大会上述职报告的五个层义分别是：

　　一、加紧进行迎接国家级示范性高中评估的准备工作。

　　二、围绕教学中心工作，进一步提高了教改、科研质量。

　　三、重视并努力推进教育信息化、现代化，现代教育技术的运用取得了一定的质量效。

　　四、继续扩大开放，加强对外合作交流。

　　五、进一步改革创新，狠抓教职工队伍素质提高。

　　六、加强班子建设，并努力提高我个人的思想、能力素养。

　　在写作成绩经验、问题教训时有三个要求：

　　一要以事实和材料为依据。

　　对以往的工作实践进行回顾、分析，因此以往实践所发生的事件是写作的唯一依据。

　　述职报告必须把过去一段时间之内所做工作的材料全面地搜集起来，包括面上的材料与点上的材料、正面的材料与反面的材料、事件材料与数字材料以及背景资料等。

　　事件材料必须真实可信。数字要准确可靠。背景材料要有辅助性，能与事实形成鲜明的对比或者烘托。

　　材料的来源主要依靠以下途径：

　　一是平时积累，作者最好能有亲自参加实践活动的经历，这样得来的材料会更真实可信;

　　二是开座谈会，与会人员要具备代表性，各方面的人都要有，这样得来的材料才不至于偏颇;

　　三是个别走访;

　　四是查阅各部门递交或者以往的文字材料，诸如计划、简报、部门总结、会议记录、统计报表等。

　　总结的写作切忌：闭门造车，随意编造事实或数据，欺上瞒下，或者走过场。

　　二要点面结合，重点突出。

　　写述职报告顾及方方面面，企求十全十美、天衣无缝，什么工作都写，这样势必犯了大而全的错误。

　　包罗万象，应有尽有，表面看上去好像很不错，实际上眉毛胡子一把。

　　这样的述职报告实际上是为了讨好各方，没有什么实践意义。

　　还有的述职报告几十年如一年，年年相似，只是改动一些年份与数字，没有特点。

　　每年的工作可能大同小异，但也有各自的特点。

　　写述职报告时应认真总结出限定时期的工作特点，抓精华，找典型，以这段时期工作中突出而富有典型意义的事件来反映一般，抓住主要矛盾，写出这一段工作的特色，这样的述职报告才不会造成千篇一律的面孔，才会确实具有指导意义。

　　三要分析事实与材料，找出规律。

　　述职报告的目的是为了以后更好地工作，扬长避短，因此经验与教训是一篇总结的关键。

　　要从自己掌握的事实与材料中总结出现律性的东西，这样的述职报告才有意义。

　　所谓现律性的东西，即是反映事物本质与发展必然性的认识，是经常起作用的认识。

　　因此，要把已知的材料分门别类地进行分析、比较、鉴别，把零散的感性的事实与材料上升到理性的高度，引出让人看得见、摸得着、用得上的规律。

　　写述职报告切忌仅是简单地罗列事实。

　　没有分析与归纳，这样的述职报告仅仅只是一篇汇报材料而已，只能作为资料收藏，对实践工作毫无指导意义。