商务信件格式：

　　商务信函主要是为开展业务而用的，其格式与一般书信有所区别，主要有:

　　一 、称谓

　　商务信函的称谓应郑重，私人信函中过分亲昵的称呼在这里是不适用的。

　　对于相对熟识的人，你可以称“ × × × 先生”或“ × × × 女士” ，对于一般熟识的则可以称其职务。这里的“熟识”可以是仅指通信联系而从未谋面的情形。西方此类信函在上述称谓的前边加“亲爱的” ，我国习惯上加“尊敬的”一类词。

　　商务信函在许多情形下是写给不知姓名的人的，此时的称呼可以有以下情形:只称其为“先生”或“女士”(或“小姐”) ，且在前边加上“尊敬的”一类字眼以职务相称，如“经理先生” 、“编辑女士” 、“主持人小姐”一类均是。此外，这种情况下不能用太过泛泛的称谓，否则可能收不到良好效果，比如称“有关人士台鉴” ，“有关人士”就可能觉得与己无关而搁置一边。当然，如果能够通过一些渠道打听清楚你要联系的人的姓名，要更好一些。

　　二、 结尾

　　结尾的落款要求和开头相对应，开头是哪种关系程度的称呼，落款也应是相应的程度。比如，称呼是连姓带名的“ × × × 先生” ，落款就是连姓带名的“ × × × ” ;称呼是不带姓的“ × × 先生” ，落款就不带姓。大企业、大单位的商务信函往往是打印的，但落款处还要有亲笔签名。

　　三、 信笺和信封

　　一般的企、事业单位都有自己的专用信笺和信封。对于高规格的业务活动来说，对此两项也有比较严格的要求。一般来说，信笺、信封都应有单位的名称、徽标以及地址、电话，样式上应稳重而具有吸引力，质地上尽可能优良，印刷上尽可能优美，借以表明单位的实力和形象。

　　商务信件范文：

　　*市兴达贸易有限公司:

　　贵公司20**年*月*日函收悉。函中所诉20**年1月7日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。

　　经有关邵门查实:我厂生产的****型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。

　　对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。

　　希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。

　　候复

　　**市光明家具有限公司

　　20**年8月9日