发邀请函的步骤

时间:2021-08-31

  1. 建立联系人

  excel列表,把每个“元素”:都拆细,例如姓名(若需要单独用到姓,例如“陈先生”,则还要把姓和名各自放一列),单位,职务,称呼,邮箱地址(一格只放一个),地址,邮编等。这是一切数据的来源,可用来生成任何格式的文档。

  2. 建立邀请信

  word文档,和之前的excel放在同一个文件夹里。调整好格式等。如需打印信封,也一样制 作一个word文档。

  3. 邮件合并功能。

  (1)选择形式,是信函,还是电子邮件。

  (2)选择收件人,“使用现有的表”,选择刚才做好的excel(word2010似乎可以选择任意文件夹的excel表,2003的好像不行)。

  (3)编辑收件人列表,选择要插入的联系人,若是全部都要使用,就略过这一步。

  (4)插入域。在需要插入“内容”,例如姓名的地方点击“插入合并域”,选择插入“姓名”,这时在word文档 出现<<姓名>>类似的标志。

  (5)预览结果。点击预览结果后,可以看到<<>>被替换成excel里的第一个姓名,在预览结果的菜单栏那里有箭头,可以前后地查看结果。

  (6)完成合并。选择发送批量电子邮件,或者批量打印。甚至可以保存成一个一个独立的文档。

  4. 高级功能。

  如果安装了acrobat(不是reader),就有一个合并到pdf的按钮。对于发送不可编辑的文档,最好是存成pdf,防止浏览的时候出错或者对方打不开高版本的word。例如这次我要发给许多港澳人士,邀请函转成繁体字,但是有时word会在对方电脑上显示出错,所以我都用pdf批量发送电子邮件。

  总结

  1. excel做数据库

  ——2. word做模版——3.数据用“邮件合并”插入word. ——4. 批量生成所需的文件。

  附图:在2010里很直观方便,按从左往右的图标一步一步做就好了。