使用电子邮件的礼仪

时间:2021-08-31

  现代社交中,电子邮件、传真、QQ等网络已经成为商务交往过程中必不可少的网络沟通工具。这些工具在使用中同样要讲究社交礼仪,这样才能体现个人及企业的形象,彰显公司的水平和实力。

使用电子邮件的礼仪

  电子邮件是一种利用电子手段提供信息交换的通信方式,通过电子邮件用户可以用非常低廉的价格,一非常快速的方式与世界上任何一个角落的网络用户联系。因此,电子邮件在传送过程中也要讲究礼仪,尤其是在商务往来中,电子邮件代表着公司的形象,彰显公司的水平和实力。

  电子邮件的使用过程中,要注意一下礼仪:

  不能发送空白标题的邮件,标题要简短并反映邮件的内容和重要性。回复对方邮件时,可根据需要更改标题,不要RERE一大串。恰当称呼收件者并拿捏尺度。可以以职务相称,不熟识的情况下可用“X先生”、“X小姐”。要分清对方性别。邮件开头与结尾要有问候语。邮件正文要简明扼要,行文通顺,注意邮件的论述语气。合理提示重要信息并搭配合理的图片辅助阐述。如果有附件,应在正文提示收件人查看附件。数目较多时应打包压缩成一个文件。结尾的签名信息不宜过多切不要只用一个签名档,文字要与正文相匹配。要及时回复邮件,不就同一问题多次回复讨论。要区分replay 和reply all。正确使用发送、抄送、密送。

  目前,在商务交往中,经常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送达身在异地的交往对象手中。传统的邮寄书信的联络方式,已难于满足这一方面的要求。在此背景之下,传真便应运而生,并且迅速走红于商界。

  使用的先后问题。当你有一份很长的传真需要发出去时,而轮候在你之后的同事只需传真一两页时,应让他先用。在公司里一般不要发私人传真稿件。如果遇到传真纸用完时,应及时更换新传真纸。如果遇到传真机出故障,应及时找出原因,先处理好再离开,如不懂修理,就请别人帮忙。不要把问题留给下一个同事。使用完毕后,不要忘记将你的原件拿走,否则容易丢失原稿,或走漏信息,给你自己带来不便。使用QQ礼仪

  现在很多人的工作都在QQ上完成,那在QQ上有哪些值得我们注意的礼仪呢?

  有一个QQ使用的礼仪给大家分享下:

  公司新来的女同事在几家餐馆订餐,发现不好吃,于是在公司群里告知大家,以后都不要到这家餐馆订餐。这本来也是件好事,但是有一位男同事不统一她的观点,于是在群里反驳了一句。这下可好,两个人在QQ群里展开一场激烈的口水战。

  时间持续了又十几分钟,群里没有了动静。但是,随后与这位女同事同一办公区的同事告知,两个人私开聊天窗口又接着对骂了一个上午。最后以两个部门的领导出面劝阻才熄灭这场战争。

  这显然是不对的。工作时间不能因为个人的恩怨而打扰到别人的工作,而且也不应在上班时间聊私事。个人的事再大也是小事,公司的事再小也是大事。这是每一位职场人士都应该遵守的法则。可见,QQ也是要讲礼仪的。

  QQ礼仪主要包含以下几个方面:

  办公时间不聊私事;不群聊不必要的内容,不发较大的图片;跟人家QQ沟通的时候,不能太多的寒暄,要直接,明了为好;不能直接发离线文件,这样不太礼貌;不能不经人家允许就发很大的视频或者文件;不能发一些不太健康的图像以表示娱乐,因为这反映你的品味;不明确人家在不在的情况下,就截图发过去;QQ语言绝对反映你的言行,所以不要认为不重要;一定要懂得回复人家的留言。

  礼仪就在细节中体现你是否尊重别人!在日常办公活动中,一定不要忽略现代网络沟通交流工具的使用礼仪。