会务工作人员服务礼仪范文

时间:2021-08-31

  会务工作人员服务礼仪在政务会议礼仪培训中是非常重要的,因为会议工作人员要负责会场的选择、会场的布置、会中的服务及会后的安排中作,其中任何一个环节出现出错和失礼就影响了整个会议的安排。

会务工作人员服务礼仪范文

  会务工作人员服务礼仪规范

  一、会前准备

  1、安排会议议程

  会议的议程如同轨道,可以令会议在预定的方向上有步骤、有计划的进行。一般来说,会议的议程是有一定模式的,大多数的会议议程都需要包括主席的开场白、介绍基本情况、自由发言、讨论问题、整合意见、得出结论和会议结束等几个部分。

  议程确定之后,一定要根据会议的类型把握好会议的长度,一般来说日常的例会需要30~90分钟;临时性会议中的短期会议长度为30分钟以内。

  2、会场的选择和时间的确定

  开会地点的选择要切合会议的内容以及形式,还要注意会议的预算、会议的规模及室温、灯光、噪声等各种因素,而且需要确保与会者的舒适度。一个让与会者感到不适的地方不会给会议带来良好的效果。

  3、辅助器材的准备

  首先是照明设备,无论采光效果如何,电灯的照明度都不应低于办公室的照明度;其次是扩音设备,一般有三四个即可,均匀分布在会议室内,扩音器的功率要和会议室的大小相适应,扩音设备不但可以提高发言者传递信息的效率,也同样可以帮助主席或发言者在场面混乱的时候控制局势;

  再者是投影设备,一般包括电脑、投影器、投影幕以及相关的传导线等,投影器多为可移动型,可在投影幕前2~4米处安装;还包括视听设备,虽然现在投影设备一般都可以替代视听设备,但如果条件允许,还是应当有一套视听设备,包括电视机、DVD影碟机、功放机、音箱等。

  二、会中服务

  1、会议前接待

  首先在开会之前要检查一遍所有的物品看是否都已经准备完毕,如果还没有准备好的要及时补充;其次负责会议接待的人员要提前到岗,负责签到、引座、接待等。

  2、避免会议冷场

  其他服务会议按拟定的程序进行,应紧凑,不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”,做好各项准备工作。如,会议进行第一项:全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。

  又如,大会宣布办法荣誉证书,组织人员应迅速将受奖人员排好队,礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来,另有礼仪小姐将证书一一递上,由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊,必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练,避免会场上出现混乱。

  3、做好会议服务准备

  会议进行之中,就应为会后服务做好准备。如,会后要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影的准备。另外,会后的用车也应在会议结束前妥善安排。

  三、会后服务

  1、会后活动安排

  组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动计划的顺利实施。

  2、交通工具安排

  送别根据情况安排好与会者的交通工具,使其愉快、及时地踏上归程。

  3、会议文件整理

  在整理会议文件的时候要根据保密原则,回收有关文件资料。其次要注意整理会议纪要,需要新闻报道要进行新闻报道,最后要进行会议总结。