会场的选择政务会议礼仪常识

时间:2021-08-31

会场的选择政务会议礼仪常识

  一场会议的成败,会场的选择是非常重要的,会议组织人员在选择会场的时候要切合会议的内容以及形式,还要注意会议的预算、会议的规模及室温、灯光、噪声等各种因素,而且需要确保与会者的舒适度。一个让与会者感到不适的地方不会给会议带来良好的效果。

  会场选择要考虑

  一、会议的目的

  会议的目的一般有交流会议,总结会议,研讨会议等,有的会议是社交联谊等多重目的,有的会议是单一的活动目的等。每一种会议有其特定理由、目的与期望,因此在考虑场地前要先了解清楚。

  二、周边环境

  一个好的会议场所要有利于营造会议的气氛,为会议进程的`顺利进行提供种种方便,不合适的会议场所容易导致与会者的分心,不利于会议任务的顺利完成。所以在选择会议场所的时候还要考虑周边的环境是否方便与与会者,具体包括一下内容:

  是否邻近机场;轿车或出租车是否足够;充足的停车空间;治安是否良好;购物及休闲活动;周边酒店情况;菜品价格范围等。

  三、配套设施是否完善

  会议室必备的配套设施包括会议所需要的桌椅、舞台、地毯和铺裙边的舞台,隔音设备、音响效果、试听设备等;

  音响设备:是否有良好的音响系统;

  试听设备:是否后座的人可以看到银幕、会议室天花板的高度、是否有窗帘遮住窗户光线等;

  其他设备:是否有很容易让参加会议的人员找到的指示牌、报到台、麦克风、会议所需要的投影仪、足够的电源插座等。

  会场选择的要求

  1、地点要合理

  临时召集的会议,一两个小时即散的,要考虑把会场定在与会人员较集中的地方;超过一天的会议,会场要尽可能离与会者的住所近一点,免得与会者劳碌奔波。

  2、大小适宜

  会场太大,人数太少,空下的坐位太多,松松散散,会给与会人员一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,也根本无法把会开好。英国首相丘吉尔曾说:“绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。”

  3、附属设施要齐全

  会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等各种设备都要配备齐全。对所有附属设备,会务人员要逐一进行检查。不能够因为“上次会议就是在这里开的,没有出什么问题”,就草率地认为“这回也会同样顺利”。这种不负责的态度,很可能会给会议造成损失。

  4、要有停车场

  现代社会召集会议,“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。单车、摩托、汽车都要有停放处,会才开得成。

  总而言之,开会场所一定要选在安静合适的场所,必须要具备足够的自由空间,必须要配备好必需的辅助器材,这样才能为会议的成功保驾护航。

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