合同档案管理制度

时间:2021-08-31

合同档案管理制度范本

  随着人们法律意识的加强,合同的使用频率呈上升趋势,合同协调着人与人,人与事之间的关系。那么相关的合同到底怎么写呢?下面是小编帮大家整理的合同档案管理制度范本,希望对大家有所帮助。

  合同档案管理制度1

  1.目的:加强采购部档案的收集和管理,提高工作效率,全面规范采购管理体系,制订本制度。

  2.适用范围:适用于采购部对内部文件及档案的控制。

  3.职责:

  3.1采购档案管人员:负责采购部所有文件的整理及归档。

  3.2采购经理:负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。

  4.档案管理办法:

  4.1归档内容分类:

  4.1.1采购内部文件的归档。

  采购部工作中需存档的文件,采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。

  4.1.2公司其他部门提供的文件归档。

  公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。

  4.1.3外来或外放文件的归档。

  供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。

  4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。

  采购部的台账、电子档的文件记录。

  4.2档案保存期限:

  4.2.1公司内部往来文件需保存3年。

  4.2.2公司外部往来文件需保存5年。

  4.2归档要求:

  4.2.1归档文件材料应齐全完整,按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。

  4.2.2所有文档均要编号,并建立目录,逐项填写清楚,书写工整。

  4.2.3所有存档文件格式统一,而且有相关部门领导签字或盖章,是有效文件。

  4.2.4采购部档案要有专人、专位的`保管。

  4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。

  4.3档案调阅:

  4.3.1需查阅或借阅采购部文件时,需向采购部领导汇报,得到批准后借阅,查阅保密文件时,需履行审批手续,得到采购领导签字批准。

  4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度,不得泄露。

  4.3.3查阅档案应当日归还;摘抄和复制档案资料需经采购经理批准,档案原件不得借出公司外部,如特殊情况借出,必须经理采购经理审批签字。

  4.3.4采购档案管理人员,要及时收取借阅的档案,避免遗失。

  4.4档案销毁

  4.4.1采购档案保管期限已满或已失效,需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见,编制销毁清单,该清单永久保存。

  4.4.2办理销毁手续,必须经由采购经理批准备,方能销毁。

  4.4.3采购档案保管期已满,但其中未了结的债权债务和合同文件,应单独抽出,另行建立档案,由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。

  合同档案管理制度2

  公司为进一步规范销售合同文档和管理工作,提高管理水平,逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本制度。

  一、制度

  所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等(包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸)。

  二、公司在业务经营过程中,收取相应客户的资质、往来的调查表等,也属本管理制度的归档文件。

  三、合同档案管理原则

  1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。

  2、业务合同归档、保管、建立档案,由销售部管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。

  3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务合同文档。

  四、合同章管理原则

  1、公司统一发放合同章,属销售业务使用的合同章发放到销售部。

  2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外,其余均由指定人员保管。

  3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表,并附上用章的文本原件或复印件,交由销售部经理签字后方可使用。若因工作需要带合同章外出时,须办借用手续,使用完毕后即行交回。

  、合同文档的管理要求

  1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。

  2、保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理并追究相关人员责任。

  3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单。

  4、合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工具,以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。

  5、各业务员可查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续,合同原件无特殊情况不得外借。

  五、附则:

  1、本制度自审批通过之日起实施。

  2、本制度由销售部负责解释。

  六、附件:

  《合同档案登记表》

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