学校档案室管理制度

时间:2021-08-31

2020学校档案室管理制度范本(通用5篇)

  随着社会一步步向前发展,制度的使用频率呈上升趋势,制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。那么什么样的制度才是有效的呢?下面是小编精心整理的2020学校档案室管理制度范本(通用5篇),欢迎大家借鉴与参考,希望对大家有所帮助。

  学校档案室管理制度1

  一、档案的建立

  (一)建立健全校各类档案,目的主要在于为学校领导、上级有关部门领导全面分析、总结、部署及调度学校工作作出决策提供科学可靠的依据。

  (二)全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案。

  二、档案立卷归档

  (一)凡是本单位具有查考价值的文件材料均属归档范围。

  (二)档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料,并将筛选后的资料分类、编制目录,进袋入档。

  (三)凡档案资料收集范围目录中未编入,但确有使用、保存价值的其他资料,学校可根据需要自行决定是否保存。

  三、档案补充

  (一)教职工考核、晋升专业技术职务,获得奖惩等材料要及时收入个人档案。

  (二)文件、函件由档案人员统一分类编号登记,交校有关领导阅后即立卷归档。

  (三)校内印发的文件是档案补充的重点,平时校长室、教务处、德育处、总务处、工会、团队等部门应将有关材料分类保存,每学期结束时,集中交档案人员立卷归档。

  四、档案查阅

  (一)校内人员借阅业务性档案、学生学籍档案须经有关领导同意后方可查阅,并要办理登记手续,在规定期限内完好无损地归还。

  (二)凡未经整理、登记完毕的档案,一律不得外借或查阅。

  五、档案安全保密

  (一)严守有关保密守则,加强档案管理人员的组织纪律。

  (二)档案资料室门窗要加固,要备有消防器材,保持整洁干燥,自然通风,严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

  学校档案室管理制度2

  一、档案室应以科学、坚固、安全为基本条件,标准温度为14—24℃,标准相对湿度为45—60%,应装备必要的防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温、防虫等设施。

  二、库房的档案柜、架按要求进行排放,对接收来的档案要进行分类、登记、统计和必要的加工整理。

  三、档案室应纳入学校自动化管理系统,根据工作需要要逐步设置计算机、复印机、照相机等现代化管理设备。

  四、档案部门应对档案的安全定期组织检查,记录在案,发现问题,及时解决。

  五、档案室工作人员调、换工作时应有严格的交接手续。

  六、非工作人员不得擅自进入档案室,节假日加强保卫工作。

  七、档案保管工作,必须认真严格地按照各项规章制度办事,不得徇私舞弊,玩忽职守。

  学校档案室管理制度3

  档案资料管理是学校常规管理的一个重要主成部分。它既是学校管理和教育教学、财务工作的历史纪录,又是全校教职工工作成绩的客观见证,是教学常规管理的重要基础工程。为此,制订制度如下:

  1、成立档案资料室,由校办负责,校办干事(档案资料员)具体负责,其它各职能部门相关负责人协助工作。

  2、健全文书档案,坚持专人收拆,及时登记、签批、承办,保证文件资料齐全完整,及时办理。

  3、学校行政人事档案包括行政会议纪录、文书档案、人事档案各种计划与安排、各种学习记录。群团教代会材料等分别由相关部门干事负责收集整理交档案室,由档案资料员整理装订、归档。

  4、学校教务档案包括会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、体育卫生档案、由相关部门干事负责收集整理交档案资料室,由档案资料员整理装订、归档。

  5、学校总务部档案包括会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等由相关负责人收集、整理交档案资料室,由档案资料员整理装订、归档。

  6、学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集,一般每学期或每学年整理归档,。由职能部门交档案资料室,由档案资料员负责归档立卷。

  7、积极做好档案资料的(收集、整理、鉴定、立卷)工作,按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。

  8、积极提供利用,严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续,查阅档案不得随意借出、不得涂改、抽换和拆散,不得损坏。

  9、加强档案的严禁保密,不得泄露。

  学校档案室管理制度4

  一、档案的收集

  要充分认识校舍档案收集的意义,在思想上重视采取多种方法、途径加以收集,档案的收集方法主要做好立卷归档和日常收集两方面工作。

  1、收集之前要明确归档范围、时间、要求。

  2、应有积极态度和主动精神,不能坐门等客。

  3、一式二份,正本放教育委员会,副本存学校。

  4、当撤销学校的校舍档案,应全部移交给市教育委员会。

  二、校舍档案管理

  1、边鉴定边整理,按要求进行分类、组卷,文件排列、案卷的装订,案卷的排列,案卷目录的编制等工作。

  2、严格遵守档案整理工作原则。最大限度地保持文件之间的历史联系,利用原有基础,便于保管和利用。

  3、档案整理要充分利用原有的基础。

  4、档案的'整理必须便于保管和利用。

  三、档案的保管

  按要求设立库房,库房的要求达到“十防”,按要求设置保管设备,材料要达到防光、防尘及有害气体对档案的直接危害。档案的存放要符合要求。案卷和目录一致,移出档案要说明原因、移往何处、时间、数量、名称。

  四、档案的移交

  交接双方必须根据案卷目录清点核对,并在交接收据上签名盖章,其收据一式三份,交接双方各一份,会计一份。

  五、查阅和借阅

  1、首先办理查阅或借阅手续,外单位查阅或借阅须持介绍信和领导批准手续。

  2、查阅或借阅,只允许在档案室进行。

  3、查阅或借阅不允许折叠、涂改、转让他人阅览、缺页等,严守保密规定,归还时清点清楚。

  4、查阅或借阅时,严禁吸烟、桌上放水杯、量水瓶等,以防污染档案。

  六、档案保密

  档案室必须有安全保证,措施到位,查阅、借阅必须在档案室内查阅。阅后不能乱说,阅览时不能随便翻阅和抄录。对无用的材料登记造册,经领导审批后,二人以上人员监销。

  七、清销

  1、清销之前,首先由管理员定期和不定期对档案进行统计,如发现确实因污染、损坏等原因造成无使用保留价值,经鉴定小组的鉴定同意后方可清销。

  2、清销应有二人以上人员监销,以防失泄机密。

  3、要遵守保密规定,坚持杜绝任意和自销毁文件或卖给废物收购站。

  学校档案室管理制度5

  一、立卷归档制度

  1、凡本单位在党、政、工团、基建、教学形成的具有查考利用价值的文件材料(包括文字、统计数学、图纸、相片、录音(像)、报表等)均属归档范围。

  2、每年文书档案由文书人员负责在第二年三月份结束归档工作,学籍档案、德育档案、实验教学档案、信息技术档案、电教档案、图书室档案由负责人在第二常年度9月份结束归档工作。立卷归档,并向综合档案室移交。

  3、归文件材料必须收集齐全,组卷合理,分类清楚,卷内文件排列系统,保管期限划分准确,案卷标题简明确切,装订结实、美观,字迹工整、清晰。

  二、档案借阅制度

  1、凡本单位人员因工作需要查档案,一般在档案室查阅,如需借出,须办妥手续后方可借出,并在2—3天内归还。

  2、借阅档案,必须履行登记手续,填写借阅登记及档案利用效果。

  3、查阅或需摘录机密档案,须经领导批准,并在指定地点查阅,不得翻阅其他无关材料。

  4、凡外单位来查阅档案,须持单位介绍信,并说明查阅内容,年代和目的才能查阅,除特殊情况外,一律不外借。

  5、借阅档案必须妥善保管,爱惜使用,禁止私看折卷,抽页,随意涂改做记号,不得擅自复制、转借他人或单位,一经发现依法处理。

  6、凡未经整理,登记完毕的档案,一律不外借。

  三、档案保密制度

  1、严守有关保密守则。

  2、不随便携带机密材料和档案库房、箱、厨钥匙。

  3、不准将机密材料、内部资料、作为废纸出售。

  4、提供利用秘密文件资料,严格按照密级规定执行审批手续。

  四、档案室管理制度

  为了加强档案室管理工作,切实做到“八防”,确保档案的安全和质量,特制定本制度:

  1、档案室应有专人专管,非档案工作人员未经同意不得随意入内、开启。

  2、档案室内严禁吸烟,工作人员离开档案室时,要关闭门窗,切断电源。

  3、档案室内要经常进行通风,打扫,保持清洁干燥,按时更换防虫药品。

  4、档案箱排列整齐,分类存放,每年清库查对档案一次,确保档案安全。

  5、调查档案要严格履行登记手续,做到调卷登记,还卷注销。

  五、档案统计、鉴定、移交制度

  档案统计:

  1、建立档案统计台帐,对收进、移出的档案资料做到帐物相符。

  2、编制档案工作情况统计表,提供利用档案资料定期汇综上报。

  档案鉴定和移交:

  1、成立档案鉴定工作小组。

  2、根据国家有关档案保管期限的规定,制定本单位保管期限表,定期对已经超过保管期限的档案进行再鉴定,准确地判定档案的存毁。

  3、销毁无保存价值的档案,须由鉴定小组提出意见。登记造册,经单位领导人批准后由二人在指定地点监销,并在销毁清册上签字。

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