会议接待：对于会议的正式人员和特邀人员（除本地的人员）可以派专车专人到车站接待，然后直接驱车到会议现场。对于列席人员和旁听可以在酒店门口安排接待人员，让接待人员引导进入会议室门口进行签到，再由签到处的接待人员发放此次会议的相关证件。

后勤保障：在会场安排保安人员，确保参加人员的安全以及秩序，每个进入会议室的人员都必须持有相关证件，防止不法人员混入。

十一、会议的宣传方式

　　精选有影响力的媒体，进行内容的宣传，发挥优质媒体合力，最大限度的海量曝光，产生轰动效应，为下一步宫颈疾病普查活动做铺垫。

　　传播形式：电视媒体专题、平面媒体专访、网络媒体传播、传播

十二、会议筹备事项

（一）发布会现场

　　1、现场签到簿、签字笔、会议资料（议程、妇科宣传手册、37女人杂志、餐券）、手提袋等

　　2、主席台背景墙、讲台、花篮、指示牌、工作人员挂牌

　　3、座位、座位牌（桌牌）

　　4、扩音设备

　　5、多媒体投影播放设备

　　6、易拉宝

　　7、新闻通稿、记者礼金

　　8、贵宾礼品

　　9、绿色盆栽

（二）发布会门口

　　1、展板、指示牌

　　2、横幅

（三）贵宾休息室

　　1、水果、茶叶、茶杯、茶壶

　　2、指示牌、插花、绿色盆栽

　　3、贵宾留言簿、笔

（四）嘉宾休息区

　　1、桶装水、热水器、纸杯

　　2、指示牌、插花、绿色盆栽

十三、会议经费预算及筹资渠道和方式

经费预算：1、新闻稿发布费用：2000元

　　2、会议室使用费：2000 元*3天=6000 元

　　3、住宿费：4 间*300 元/间=1200 元（高档），15间*160 元/间=2400 元（两人间、中档），一共（1200+2400）*2=7200 元

　　4、餐饮费：（1）主题晚会：2500 元，（2）日常餐饮（午餐+晚餐）(午餐)500 元/桌*4桌*3 顿=6000元，（晚餐）800 元/桌*4桌*2 顿=6400元 ，一共6000+6400=12400元

　　5、飞机费：只提供特邀人员的飞机往返费用 1500 元*1 人*2=3000元

　　6、观光旅游费：40人*70 元/人=2800元

　　7、资料费用：1000元

　　8、签到板及签到笔：300元

　　9、矿泉水：5 箱*20 元=100 元，证件制作费用：200 元

　　10、纪念品：名片盒 120 个*40人=4800 元

　　11、水果：200元

　　总计：40000元