毕业生就业电子文件归档的难点与对策管理学论文

时间：2021-08-31

　　毕业生就业电子文件管理领域，主要包括：毕业生就业管理系统业务管理电子文件和毕业生就业管理电子文件归档两大类。其中，毕业生就业管理系统业务管理电子文件简称为毕业生就业电子文件。毕业生就业管理电子文件主要包括准备阶段电子文件、监理电子文件、实施电子文件、数字化电子文件和验收电子文件。

　　一、开展毕业生就业电子文件归档工作的必要性

　　1、开展毕业生就业管理电子文件归档工作，是现代馆藏档案规范管理的要求。目前，应逐步转向纸质、电子档案接收并重的阶段。今后，各级各类档案馆应着重加强对电子文件的收集，将电子文件的收集工作列入长远规划。

　　2、开展电子文件归档工作，是档案馆数字化管理毕业生就业档案信息的需要。如果现在还未开始研究电子文件的接收问题，就会出现各级各类档案馆将大量的精力、财力投入到档案的数字化工作中的情况。

　　二、毕业生就业管理电子文件归

　　档工作中面临的技术问题1、毕业生就业管理电子文件原始性的认定问题。原始性是档案价值存在的基础，也是其发挥凭证作用的依据。电子文件的原始性认定相对来说较为复杂，必须借助于机器设备和一定的技术手段来鉴别和认定。由于无法判断电子文件的真伪，在利用过程中就不能将其作为依据和凭证使用，而只能起参考作用。因此，只有解决了电子文件原始性的认定，它才能真正发挥作用。

　　毕业生就业管理电子文件的数据交换格式标准问题。接收毕业生就业管理电子文件的核心，是统一毕业生就业管理电子文件的标准格式，保证移交给档案管理部门的电子文件格式统一。毕业生就业管理电子文件，因其内容不同，种类也不同。因此，要通过软件技术实现不同标准间的自动生成功能，充分利用现有国际、国内公认的成熟的.协议、标准等技术。以国际标准或国内标准为基准，通过科学化、规范化的软件化繁为简，将不同处理手段形成的数据、版式，通过软件自动转化成国际、国内标准。

　　三、开展毕业生就业管理电子文件归档工作的对策

　　1、各级各类档案馆应当根据毕业生就业管理电子文件的人工非直读性、信息与载体的可分离性、易复制性、信息的不稳定性特点，采取相应措施，积极履行职责，研究和解决当前毕业生就业管理电子文件归档工作中遇到的问题，切实加强毕业生就业管理电子文件归档工作。

　　2、采取各种技术措施，确保毕业生就业管理电子文件的原始性。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，建立这样一个“原始性”的概念是适当的和必要的。因为，它是电子文件转化为电子档案，是电子档案具有凭证作用和法律效力的基础。因此，作为电子文件的制作者、管理者，以及电子文件档案工作者都应积极采用有关技术措施，确保电子文件的原始性。一是在电子文件传送系统中，亦采用“双密钥码”对电子文件进行加密，第三者很难从截获的密文中破解原文内容，能够保证电子文件在传输过程中的原始性、真实性。二是积极应用光笔签名和数字签名，表明电子文件签署者的权力和责任，为电子文件发挥凭证作用奠定基础。三是通过消息认证技术、身份验证技术、防火墙技术及各种防护措施，保持电子文件的原始性和真实性。

　　四、积极开展毕业生就业管理工

　　程电子文件归档试点工作

　　1、建立毕业生就业管理便捷高效的远程电子文件归档系统。从各级各类档案馆的数字化观点来看，其业务工作就是对毕业生就业电子文件档案信息的处理与加工，并最终形成的产品——标准格式的数据信息。而毕业生就业管理远程电子文件归档系统，可以实现毕业生就业电子文件档案的全过程处理与加工，实现毕业生就业信息工作记录、电子文件与档案的集成化、动态化管理。有了这样一套系统，各级各类档案馆就可以通过对电子文件的前端控制，对各项管理对象、资源要素实现全方位、全范围和全阶段的优化，实现电子文件档案来源、管理过程、对外服务等方面的数字化，充分提升各级各类档案馆的服务功能。

　　2、加强各类标准规范的毕业生就业电子文件归档管理。开展毕业生就业管理电子文件归档工作，必须建立起各类标准规范。包括：管理性标准、业务性标准和技术性标准。实施毕业生就业管理电子文件的归档工作，对档案馆的管理电子文件具有重大的影响，会产生社会效益和经济效益。因此，作为毕业生就业管理电子文件的保管主体，各级各类档案管理部门必须抓住发展的机遇，早日实现毕业生就业管理电子文件归档的数字化。

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