书信类文书礼仪

时间:2021-08-31

书信类文书礼仪

  一、一般书信

  一封信,从信封、信纸的选择到格式、语言的表达都要注意礼仪。

  (一)信封与信纸

  信封和信纸的纸质很重要,必须精心选择,不能过于随意,它是给人的第一印象。过于随意,随便用一张皱巴巴的白纸,软软的信封,会让人感觉不被重视。如果是代表公司,最好有专门用于书面交流的信封和信纸,并使它们在色彩、标志、格式上统一起来,就像配套的衣服一样,是单位形象独具魅力。

  信纸又称信筏,一般选择16开大小,有横条或者隐条的稿纸,底色可以为白色,也可以为乳白色或者淡蓝色。正式的公务活动中的信函最好不带彩色镶边。一般的单位有专用的心筏纸,右下角由本单位的地址、单位电话和邮编等信息。信纸切忌打格子,除非需要通过表格说明什么问题。

  (二)填写信封

  信封上应依次写上收信人的邮政编码、地址、姓名及寄信人的地址、姓名和邮政编码。收信人的地址要准确无误,字迹工整清晰。一般来说,发给机关、团体或单位的信,要先写地址,再写单位名称。收信的地址如是在外省市,一定要写清楚省份。收信人的姓名应写作信封的中间,字体要略大些。姓名要写全,如“王先生收”、“张校长收”的写法容易引起不必要的差错。在姓名后空二格,写上“先生”“女士”等通称,后加上“收”、“启”、 “鉴”等字。尊称一般不写在封面上,因为信封一般是写给无关的第三者(邮递员)看的`。若是寄交给旅居某地或者旅馆的人,要写上“请留交”;当需要转交时可写“烦交”或“转交”。如直接由第三者转交,则无需写邮编和地址等,直接在信封上写明“烦交张明先生收”或是“转交李娜女士收”。寄件地址写在信封下方靠右的地方,尽量写详细些,让收信人一看就知道是谁寄来的,同时也便于地址有误或者投递出错时退回此信。最后填好寄信人的邮政编码。

  海外信函的信封正面的中间写收信人的姓名地址。第一行写收信人的姓名,

  姓名前加称呼;第二行写门牌和路名;第三行写城市名和邮政编码;最后一行写国名。可以各行对齐,也可以每行外后缩五个字母。用英文或机到过通晓的文字书写。寄件人姓名和地址写在信封正面左上角,顺序同收件人姓名地址,出了我国国名必须写“CHINA”外,其余用中文书写。航空标签应贴在信封正面右下角。印刷了单位名称的信封不能用来及国际及港澳台邮件。

  (三)普通信文的规范格式

  信文由称谓、正文、敬语、落款和时间组成。

  1、称谓。应在第一行顶格写,后加冒号,以示尊敬。称谓应当遵循长幼有序、礼貌待人的原则,选择得体的称呼。

  2、正文。正文是信函的主体。可根据对象和所述内容的不同,灵活的采用不同的文笔和风格。一般包括以下四方面的内容:

  (1)问候语。问候语要单独成行,以示礼貌。有“您好”、“近好”、“节日好”等;

  (2)询问对方近况并谈及对方有关的情况,以表示对对方的重视和关切;

  (3)回答对方的问题和谈及自己情况和打算;

  (4)简短的写出自己的希望、意愿和再联系之事。

  3、敬语。是写信人在书信结束时向对方表达祝愿、勉慰之情的短语。多用“此致”、“即颂”、“顺祝”等词语紧接在正文末尾,在下一行的定格出,用“敬礼”、“近安”、“安康”等词语与前面呼应。

  4、落款及时间。在信文的最后,写上写信的姓名和写信日期。署名应写在敬语后另起一行靠右的位置。一般写给领导或不大熟悉的人。要属上全名以示庄重、严肃;如果写给亲朋好友,可以只写名不写姓;署名后可酌情加上禀词,对长辈用“奉”、“拜上”,对同辈用“谨上”,对晚辈用“字”、“白”等词。

  (四)书写字迹

  普通书信作为一种信息、情感沟通的工具,应用手写,使用黑色钢笔、签字笔显得更加正式、礼貌,不宜用铅笔写,切忌用红色笔书写,红色笔书写表示与对方绝交。书写时最好用楷体或是行书,自己要清晰工整。打印的纸虽清晰美观,但没有手写的让人感觉亲切,所以私人名义的信要用手写,如必须打印,签名也要用手写。以单位名义写的信、文书要打印件,表示慎重、正式。