会议纪要的拟写要求是什么

时间:2021-08-31

会议纪要的拟写要求是什么

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  一、会议纪要的概念

  会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定公文。是在会议记录的基础上,对会议的主要内容及议定的事项,经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。

  会议纪要根据适用范围、内容和作用,分为三种类型:

  1、办公会议纪要(也指日常行政工作类会议纪要),主要用于单位开会讨论研究问题,商定决议事项,安排布置工作,为开展工作提供指导和依据。如,XX学校工作会议纪要、部长办公会议纪要、市委常委会议纪要。

  2、专项会议纪要(也指协商交流性会议纪要),主要用于各类交流会、研讨会、座谈会等会议纪要,目的是听取情况、传递信息、研讨问题、启发工作等。如,XX县脱贫致富工作座谈会议纪要。

  3、代表会议纪要(也指程序类会议纪要)。它侧重于记录会议议程和通过的决议,以及今后工作的建议。如《××省第一次盲人聋哑人代表会议纪要》、《XX市第X次代表大会会议纪要》。

  另外,还有工作汇报、交流会,部门之间的联席会等方面的纪要,但基本上都系日常工作类的会议纪要。

  二、会议纪要的格式

  会议纪要通常由标题、正文、结尾三部分构成。

  1、标题有三种方式:一是会议名称加纪要,如《全国农村工作会议纪要》;二是召开会议的机关加内容加纪要,也可简化为机关加纪要,如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》、《XX组织部部长办公会议纪要》;三是正副标题相结合,如《维护财政制度加强经济管理——在XX部门XX座谈会上的发言纪要》。

  会议纪要应在标题的下方标注成文日期,位置居中,并用括号括起。

  2、会议纪要正文一般由两部分组成。

  (1)开头,主要指会议概况,包括会议时间、地点、名称、主持人,与会人员,基本议程。

  (2)主体,主要指会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要,一般包括会议内容、议定事项,有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要,往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。

  (3)结尾,主要是对会议的总结、发言评价和主持人的要求或发出的号召、提出的要求等。一般会议纪要不需要写结束语,主体部分写完就结束。

  三、会议纪要的写法

  根据会议性质、规模、议题等不同,正文部分大致可以有以下几种写法:

  1、集中概述法(综合式)。这种写法是把会议的基本情况,讨论研究的主要问题,与会人员的认识、议定的有关事项(包括解决问题的措施、办法和要求等),用概括叙述的方法,进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议,而且讨论的问题比较集中单一,意见比较统一,容易贯彻操作,写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多,可分条列述。

  2、分项叙述法(条项式)。召开大中型会议或议题较多的.会议,一般要采取分项叙述的办法,即把会议的主要内容分成几个大的问题,然后另上标号或小标题,分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述,内容相对全面,问题也说得比较细,常常包括对目的、意义、现状的分析,以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

  3、发言提要法(摘录式)。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点和精神实质,然后按照发言顺序或不同内容,分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置,需要了解与会人员不同意见的会议纪要,可采用这种写法。

  注、与会议记录的区别

  第一,性质不同:会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。会议纪要只记要点,是法定行政公文。

  第二,功能不同:会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。

  ✔会议纪要的格式没有强制性的要求,只要包含上述内容即可。能够反映会议情况,传达会议决议就可以。

  ✔通常会议纪要由秘书、助理等会议记录人员来编写,由直属上级或主持人审核。

  ✔编写会议纪要的措辞,要求准确、明白、避免歧义,以便各有关方面执行,查阅。

  ✔做好会议记录,会议纪要是以会议记录为基础的,在做会议记录的时候重要的部分要将原话一字一句记下来,必要时再问发言人一下,防止漏记、错记。

  ✔发言不一致时,以主持人最后表述为准。会后可以再跟相关人员确认。

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