如何写催款函

时间:2021-08-31

如何写催款函

  如何写催款函?下面就由CN人才公文网小编给大家介绍介绍吧,希望对大家有帮助。

  一、催款函的结构

  催款函的结构一般由标题和编号、催款和欠款单位的名称和账号、催收内容、处理意见、落款等五部分组成。

  (1)标题和编号

  如果催收的是紧急的款项,可在标题前写上“紧急”二字。标题一般要注明编号,以便于查询和联系,并且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时,它也是一份有力的凭证。也有的不编号

  (2)催款和欠款单位的名称和账号

  催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时,要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名,若是银行代办催款的,还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。

  (3)催收内容

  这是催款函的主体部分,应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的.金额及拖欠的情况,比便使受文单位明确情况,及时地交款。

  (4)处理意见

  催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方面予以说明:

  ①要求欠款户说明拖欠的原因。

  ②重新确定一个付款的期限,希望对方按时如数交付欠款。

  ③再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。

  (5)落款

  写明催款单位的全称,并加盖公章,然后注明发文日期。

  催款函的作用

  ①查询:催款函可以及时了解对方单位拖欠款的原因,沟通信息,以便采取相应的对策和措施,协调双方的关系。

  ②催收:债权方为了加速资金流动以及合理周转,扩大再生产,会对债务有意或无意拖欠付款的行为采取催款措施。通过催款可以及时追回拖欠款,尽可能避免或减少经济损失。

  ③凭证:如果由于拖欠付款给债权方造成了实际经济损失,催款函又可以起到记载凭证作用,即当催款单位在想有关方面提出追查对方的经济责任时,催款函可以作为一种有力的凭证。

  催款函的形式

  ①便函式:以信函的形式写作。

  ②表格式:人们在长期实践基础上约定俗成的固定表格,使用时直接填写即可。

  二、催款函的具体内容

  催款函主要包括以下内容:

  (1)债务人的称呼。如债务人姓名,单位负责人,法定代表人的姓名、职务,法人名称或者组织机构的名称。

  (2)催款或索债的事实和原由。如债权债务关系的基本情况或法律依据,债务人拖欠债款拒绝履行义务的事实根据。

  (3)债权人据以讨债的法定理由。如相关债权债务的票据、合同编号等。

  (4)具体要求。如债务人应当履行义务的时间、期限和方式,债务人应当支付的具体款项和金额(包括货款数量、违约金或者银行利息等),债务人对催款函的答复期限。

  (5)债权人单位的相关信息。如单位开户行、账号、开户名称以及负责人签名、发函日期、单位签章等。

  三、催款函的具体格式如下:

  XXX厂财务部:

  你单位XXXX 年 X月X日向我厂订购XXX,数量xx件,单价XXX 元,货款总金额XXX 元,发票号为XXX。根据供货合同,该货款应在XXXX 年 X月X日结清,但是至xxxx 年 X月X日尚未支付给我厂,影响了我厂资金周转。接到本通知后,请即结算,逾期按银行规定加收X%的罚金。如有特殊情况,望及时和我厂财务部XXX 联系。

  我厂地址:

  电话:

  开户银行:

  开户名称:

  账号:

  XXX厂财务部(盖章)

  XXXX 年 X月 X 日

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