公司的接待管理办法

时间:2021-08-31

公司的接待管理办法

  第一章 总则

  第一条 本办法所称接待指用餐、住宿及烟酒、水果和物品领用等。接待包括内部招待和外部接待。内部招待指省公司机关、下辖机构人员培训、参会、拜访或出差等活动发所生的就餐、住宿、物品领用等招待事项;外部接待包括以下四方面:

  1、上级领导来公司视察、检查等事项的接待服务工作;

  2、兄弟公司或者同行来司考察、交流、参观等活动的接待服务工作;

  3、相关庆典、会议等活动的接待服务工作;

  4、根据公司发展需要,组织重大商务洽谈、签约,重要客户来司等接待服务工作。

  重大的,带全局性的公关活动,经分公司总经理批准,参照本办法执行。为某一具体业务公关发生的接待费用由业务落地机构(含公司业务部)承担或分担。

  第二条 总经理室主导的接待事项由办公室统一管理、安排。公司其他部门的`接待事项需办公室配合协调的,应提前通知办公室,以便及时进行安排。

  第二章 业务接待原则

  第三条 逐级审批原则。涉及用餐及住宿的安排,须由牵头经办部门填写《业务招待申请单》,经本部门领导及办公室主任、牵头部门分管领导审核签字后,报分公司办公室行政科进行统一安排。

  第四条 归口管理原则。各部门组织的大型会议、检查、参观等活动,由各部门自行负责接待工作。牵头部门在制定接待方案后向分管领导汇报,经分管领导同意后须履行逐级审批程序,办公室负责提供接待所需物资(水果、办公用品)等后勤保障服务,茶水由经办部门自行负责。

  第五条 厉行节约原则。公司领导要严格控制所分管部门的业务招待费用,认真审批各部门的业务招待工作。接待要俭朴大方,任何部门和个人不得在外部商店购买烟酒饮料,没有特殊情况,不得到高档酒店宴请客人,坚决杜绝大吃大喝、假公济私等不良现象。

  第六条 内外有别、 严控标准原则。

  1、内部招待员工一律在职工食堂凭餐券就餐,餐券由省公司办公室行政科统一制作,限每人每餐一张,不可多领、冒领。

  2、除分公司重要会议、特殊召集等情况外,下辖机构人员来司的,分公司不作住宿安排,但可代其预定酒店,入住人员依据公司协议价格自行结算。

  3、来访客人在公司停留时间不论长短,原则上来与去各宴请一次,中间以用餐券标准或工作餐招待。

  4、内部接待严禁用烟,非经分公司总经理批准禁止用酒。外部接待不得整包发烟,不得过度用酒。

  第三章 接待审批程序

  第七条 用餐接待审批程序。

  (一)接待部门外部用餐招待时,由经办人填写《业务招待用餐申请单》,经部门负责人、办公室主任、公司分管领导审核签字后,报公司办公室行政科核定,预订妥当后由行政科告知经办人员具体地点,经办人员或部门凭申请单首联到指定地点进行接待(首联存放于酒店前台作为月结凭证),并确认实际消费金额,准确无误后在酒店消费单据上签字。经办人在填写用餐招待申请单时,需在申请单上写明预算标准。消费金额超过1000元的须分管行政后勤领导审批,超过2000元以上的须由总经理审批。

  (二)总经理室领导直接招待时,由公司办公室直接填写《业务招待用餐申请单》,并由办公室主任签批后凭申请单首联直接安排(首联存放于酒店前台作为月结凭证)。就餐结束后由就餐领导确认消费金额,准确无误后在酒店消费单据签字。

  第八条 住宿接待审批程序。

  (一)程序:接待部门进行住宿招待时,由经办人填写《业务招待住宿申请单》,经申请部门负责人、办公室主任、公司分管领导签批后,由公司办公室进行统一安排,经办部门凭申请单首联至指定招待地点招待客人入住(首联存放于酒店前台),并告之具体部门,在退房时须由客人在住宿账单上确认实际消费金额,准确无误后签字。

  (二)其他情形。

  1、除公司重大会议、特殊召集等原因,下辖机构人员来司的,一律由消费人员凭票据回本机构报销,分公司不安排招待。

  2、客户来司推销产品或业务的,分公司不安排招待。

  第九条 物资招待审批程序。

  业务招待涉及烟酒、物品领用的,经办人员需填写《业务招待烟酒领用申请单》、《物品领用申请单》等单据,经申请部门负责人、办公室主任签批后,由公司办公室进行统一安排。若涉及高规格烟酒或物品领用时,需将有关申请单提请本部门领导、办公室主任、总经理室三方审批,由办公室行政科统一安排。

  第十条 出差车票预订审批程序

  (一)预订原则:公务出差所至目的地有坐高铁,且价格低于机票价格的,需由申请人自行购置高铁票,凭票自行报销,办公室不负责订票;所至目的地无高铁的,应提前向办公室提交申请,并由行政科经办人员代其预订机票,费用由公司月结。

  (二)部门总助及以上员工公务出差可乘坐飞机经济舱。总助以下员工可乘坐高铁二等座,在无高铁或无直达列车的情况下,可乘座飞机经济舱。

  (三)审批程序

  1、申请人需提前3至5天填写《机票预订申请单》及相关附件材料,提交本部门负责人、办公室负责人签字。

  2、申请单经领导签批同意后,申请人需及时持附件材料和申请单至行致科,由行政科统一办理。

  3、为节约费用,需购置返程机票的,原则上需在申请去程机票时一并申请。中途因不可抗力因素需更改行程或时间的,需提前2天告知行政科。若因临时性更换信息导致行政科无法办理的,需由申请人自行负责。

  第四章 招待标准与陪客规定

  第十一条 陪餐与用餐标准

  1、接待单位要严格控制陪餐人数,原则上陪餐人数最多不得超过来客人数的1.5倍。

  2、一般外部招待:按人均标准60元计算招待费用,超支由接待部门自行结算,公司不予报销。

  3、总公司、兄弟公司及重要客户等重要外部招待:具体招待等级由总经理室界定,经办人须在申请单上注明费用预算,并由分管行政的总经理室领导签字审批。

  4、凡是不按办公室批准地点就餐的,费用由经办部门自行承担,不由公司统一结账。

  第十二条 住宿标准

  1、内部招待需安排在外部单位住宿的,由分公司办公室行政科按普通规格统一安排,费用由客人自付。

  2、外部招待需安排在外部单位住宿的,由分公司办公室行政科按领导指示统一安排,费用由公司承担。招待等级由部门总经理确定,普通招待不高于230元/间/晚(单间或标双),中级招待不高于300元/间/晚,高级招待不高于450元/间/晚。

  3、凡是不按办公室要求住宿的,费用由入住人员或经办人自行承担,不由公司统一结账。

  第十三条 物资领用标准

  1、内部招待一律不提供烟酒、水果及纪念物品;若特殊情况需提供烟酒的,凭烟酒领用申请单,每桌按10人标准计,每桌领用酒不得超过1瓶红酒、1瓶白酒,每桌领用烟不超过2包。

  2、普通外部招待领用一般规格烟酒(酒鬼酒、开口笑、红酒、软芙蓉王),不领用纪念物品;每桌按10人标准计,每桌领用酒不超过2瓶红酒、2瓶白酒;每桌领用烟不超过2包。

  3总公司、兄弟公司及重要客户的外部招待,需领用烟酒、水果或物品的,由接待部门总经理确定标准,经办人须在申请单上注明费用预算,并由行政分管领导签字审批。

  4、接待领用的烟、酒未使用完的,应退回公司。行政后勤人员应进行退回登记。

  5、办公室行政人员应对购买物质实行季度盘底,下季度第一个月10日前向行政分管领导书面报告。第五章 结算

  第十五条 公司业务招待一律采用月结方式。每月由办公室定期与外部合作单位确认金额,收取发票,并填制报销单据进行费用报销,发票报销前需用餐签字人确认。办公室行政人员需按月、分部门统计用餐次数、用餐金额报总经理室。

  第六章 附则

  第十六条 分公司办公室将建立来客接待登记台帐,定期汇总,对不符合业务招待及超出预算的部门汇总后上报公司领导,并进行通报批评,对于问题比较严重的,根据总经理室决定予以严肃处理。

  第十七条 本办法由公司办公室负责解释。

  第十八条 本办法自下发之日起实施。

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