公函的写法及注意问题

时间:2021-08-31

公函的写法及注意问题

  公函根据内容和性质,可以分为很多种类,如:用于商洽的商洽函、用于询问的询问函、用于答复的复函、用于委托的委托函等。下面就由小编给大家介绍公函的写法及注意问题,希望大家喜欢。

  公函的写法

  公函根据内容和性质,可以分为很多种类,如:用于商洽的商洽函、用于询问的询问函、用于答复的复函、用于委托的委托函等。另外,还有用于慰问的慰问信、用于祝贺的贺信、公开发表的公开信等,实际上只要它们使用于公务活动中,也应划入广义的公函范围。不过,从狭义的范围来讲,函和信也有一定区别,函的使用比信的范围窄,但比较庄重、严肃。各种公函的写法都是统一的。

  公函的写法

  1.编号

  为了方便整理、保存和查对,公函需要加上一些公函的编号, 编号必须要写在信封的左上角。

  例如:(a) B/1/99 (b)学字第92号

  2.写信人的地址

  信纸的右上角必须写上公函的写信人地址,书写语言华文英文皆可。

  例如:(a)和平路198号

  新疆邮区123194

  (b)Blk l94,Toa Payoh Lorong 4,

  #03-108 xinjiang l23194

  3.收信人的姓名,职衔和地址

  (a)收信人的姓名,写在编号之下,但位置不可比写信人的地址高,先写姓名,姓名后面一定要记得加上称呼。

  例如:刘维国先生

  林月芳小姐

  在收信人姓名下面写收信人的个人职衔,

  例如:

  XX联络所管理委员会主席

  新世界书局经理

  (b) 若你不知道那个团体的负责人的具体姓名,

  可以写执事先生成写他的个人职务或者头衔,

  如:XX中学校长。

  4.称呼:

  (a)正文的开头写收信人的具体称呼,后面必须加冒号“:”不空格。

  (b)可以用较为普通的称呼:如”王先生”或在姓氏的后面加职衔“王经理”。也可用“经理先生”这样的称呼。

  (c)自称:可用我、本人、我校、我会、我所、本部、本局。

  称呼对方:您、贵公司、贵校、贵队。

  5.标题

  (a)为了方便快捷处理和分类保存,公函应加上标题。

  (b)标题写在称呼下面的中央位置,标题下面必须画上横线;

  写标题的目的是要把正文的内容简要地列出来。

  例如:

  请主持开幕典礼

  接受友

  公函的`用法大约有下面几种:

  1、当下级机关需要向上级机关去询问一般事宜的时候,或者上级的机关需要答复或催办下级机关的一些有关事宜。

  2、平行机关或者不相隶属的机关之间商洽一些有关事宜,

  3、机关或者机构常常用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时,也常用公函。

  4、向上级机关请示较小事宜也常用函。

  函件采用书写、复印、打印、传真等传递方式均可。

  函的结构、内容和写法

  由于函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

  公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下:

  (一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

  1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

  2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明全称或者规范化简称,其后用冒号。

  (二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

  1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等过渡语转入下文。复函的缘由部分,一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。

  2、主体。这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。无论是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函,还要注意答复事项的针对性和明确性。

  (三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。

  (四)结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。

  (五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

  署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

  撰写函件应注意的问题

  函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。

  其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。

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